Questões de Concursos

A questão 73 refere-se à tirinha abaixo.

Na tirinha de Scott Adams, as personagens simulam uma contratação de uma empresa para armazenamento de documentos e que indica dificuldades na recuperação da informação. No Brasil, as instituições que fazem parte do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), devem seguir as orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que é o órgão central do sistema. Sobre a gestão de documentos na administração pública, dadas as afirmativas seguintes,

I. A guarda dos documentos públicos é exclusiva dos órgãos e entidades do Poder Público, visando garantir o acesso e a democratização da informação, sem ônus, para a administração e para o cidadão.

II. Não poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, mesmo que planejados, supervisionados e controlados por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades produtores e acumuladores dos documentos.

III. Os órgãos e entidades que ainda não elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder à eliminação de documentos deverão constituir cargos de chefias na sua específica esfera de competência visando à sua elaboração e o encaminhamento para eliminação junto à procuradoria do órgão.

IV. Os editais para a realização de concursos dos órgãos públicos deverão incluir, dentre outros, vagas para graduados em Arquivologia, visando à inclusão destes profissionais no quadro de pessoal permanente do Arquivo Público e dos serviços arquivísticos governamentais.

verifica-se que estão corretas apenas

A fase intermediária é prescindível na implementação do programa de gestão de documentos.

A difusão é uma atividade desenvolvida no modelo clássico de gestão de documentos.

Analise as assertivas a seguir sobre alguns dos recursos tecnológicos utilizados na instituição.

I O aparelho de fax transmite a cópia de um documento por telefone, de modo que ele precisa estar acoplado a uma linha telefônica. Caso seja necessário arquivar documentos ou correspondências que chegam por fax, é preciso fazer uma cópia para o arquivo, já que a tinta do fax não é durável e descora com facilidade.

II A copiadora – como o nome já diz, faz a cópia de documentos. Ao utilizá-la, procure posicionar o papel exatamente na marcação indicada para a cópia não sair torta. Copie somente documentos necessários ao trabalho e, se precisar tirar cópia de alguma documentação pessoal, peça autorização ao seu superior.

III Quase todas as empresas/instituições possuem um sistema de ramal em seus telefones. Existe um número geral, que normalmente é o da telefonista ou da recepção, e um ramal para cada departamento. É interessante que se tenha conhecimento de todos ramais, pois assim é possível se comunicar com vários setores, sempre de acordo com a necessidade. Também é importante saber transferir as ligações de um ramal para outro.

Está CORRETO o que se afirma em:

A existência de normas internacionais acerca da gestão de documentos que não foram criadas pelo Conselho Internacional de Arquivos atesta a importância da gestão de documentos para a arquivística.

A gestão de documentos é aplicada aos documentos considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela sociedade.

As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.

A gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas que visam a racionalização e a eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos. Os três elementos fundamentais para classificar os documentos públicos são:

O plano de classificação, a tabela de temporalidade, o manual de gestão arquivística e o dicionário de termos controlados são instrumentos obrigatórios em um programa de gestão de documentos.

A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos prescinde de informações acerca do marco regulatório da organização.

Disposição e rastreabilidade são processos do programa de gestão de documentos.

De acordo com a Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Art. 3.º, “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

De acordo com a literatura arquivística, dados abaixo os objetivos da gestão de documentos,

I. Assegurar o pleno exercício da cidadania.

II. Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada.

III. Agilizar o processo decisório.

IV. Viabilizar as ações para a eliminação dos documentos públicos permanentes que não tenha mais interesse para a instituição.

verifica-se que está(ao) correto(s) apenas

Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos, bem como garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, são alguns dos objetivos da:

Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.

O arquivamento intermediário é um dos componentes da fase de destinação de um programa de gestão de documentos.

Para cada fase do arquivo, existem formas de tratamento, organização e conservação específicas. Nesse sentido, conforme a abrangência de atuação, os arquivos que ficam junto aos órgãos operacionais são conhecidos como

As operações técnicas da gestão de documentos são realizadas nas fases corrente, intermediária e permanente. Os documentos correntes são aqueles em tramitação; os intermediários são aqueles que, mesmo sem movimentação, ainda são consultados com frequência, por razões administrativas; e os permanentes são aqueles com uso pouco frequente, de caráter histórico e cultural.

Na fase corrente e na intermediária, a definição dos prazos de guarda dos documentos de arquivo é feita a partir da existência ou não dos valores primários dos documentos.

As instituições arquivísticas públicas detém o poder de autorizar a eliminação de documentos públicos.

Nem todos os documentos de arquivo precisam ser classificados. Essa operação é executada exclusivamente para os documentos de guarda permanente.