Questões de Concursos

Sobre a gestão de documentos, assinale a opção correta.

O instrumento de gestão arquivística utilizado para a organização dos documentos é o(a)

A gestão de documentos abrange a fase corrente e a intermediária dos arquivos.

O programa de gestão de documentos gerencia os documentos nas fases corrente e permanente e o centro de documentação gerencia os documentos na fase intermediária.

A classificação de documentos deve ocorrer apenas após a descrição e a avaliação do documento de arquivo.

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, com vistas a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Um documento deverá ser arquivado após ter sido classificado e tramitado. O exame do documento exige que se verifique se ele deve realmente ser arquivado, se possui anexo(s) e se a classificação a ele atribuída será mantida ou alterada. Esses procedimentos fazem parte da operação de

“A diversidade de modelos existentes, em termos internacionais, levou a UNESCO, por intermédio do RAMP2, a apresentar uma definição do conceito de gestão de documentos [...]. Por intermédio desse Programa, a comunidade arquivística teve contato com o trabalho de James Rhoads (1983) sobre ‘a função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação’, na qual o autor descreve as fases e os elementos que compõem um programa de gestão de documentos, que devem conduzir com economia e eficácia o ciclo vital dos documentos, bem como formular os níveis de implantação desse programa.”

(Indolfo, 2007.)

De acordo com o trecho anterior, marque V para as afirmativas verdadeiras e F paras as falsas.

( ) As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, classificação e descrição.

( ) A aplicação de um programa de gestão de documentos pode se desenvolver em quatro níveis: mínimo, mínimo ampliado, intermediário e máximo.

( ) No nível mínimo de aplicação de um programa de gestão de documentos, as instituições devem contar com, no mínimo, um arquivo corrente e um arquivo intermediário.

( ) No nível mínimo ampliado de aplicação de um programa de gestão de documentos, as instituições devem contar com programas de retenção e eliminação de documentos, estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública os documentos de valor permanente e possuir um ou mais centros de arquivamento intermediário.

A sequência está correta em

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

I – Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada;

II – Ordenação: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente;

III – Arquivamento: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

Quais afirmativas acima estão corretas?

Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação.

O programa de gestão de documentos tem por objetivo final a eliminação de todos os documentos que já não tenham valor primário.

Utilizando como parâmetro os instrumentos que possibilitam a operacionalização dos procedimentos da gestão arquivística de documentos, estabeleça a correlação correta entre as colunas.

1. Guia de Transferência

2. Plano de Classificação

3. Tabela de Temporalidade

4. Termo de Eliminação

( ) Instrumento elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos.

( ) Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermediários.

( ) Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda, foram eliminados.

( ) Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

Marque a alternativa que apresentar, de cima para baixo, a sequência CORRETA de respostas.

A gestão de documentos refere-se a atividades de produção, tramitação, uso e avaliação de documentos que se encontram em fase corrente. Para ser eficaz, essa gestão deve desconsiderar os documentos em fase intermediária.

As ações do programa de gestão de documentos voltam-se para o momento em que os documentos apresentam valor primário.

A gestão dos arquivos permanentes faz parte dos objetivos e finalidades de um programa de gestão de documentos.

As ações da gestão de documentos devem ser voltadas prioritariamente para a preservação da memória institucional, privilegiando as atividades no arquivo permanente.

Por meio do ciclo de vida de um documento, é possível o acompanhamento, pelo sistema integral de gestão de documentos, de tudo o que sucede aos documentos de uma organização.

A ação que define se o documento será armazenado no arquivo corrente ou intermediário é o diagnóstico ou levantamento preliminar.

No planejamento de um programa de gestão arquivística, é fundamental