Questões de Concursos

A gestão de documentos não está vinculada diretamente ao ciclo de vida dos documentos de arquivo e ocorre paralelamente às três idades documentais.

O acesso de pesquisadores à documentação de fase intermediária contraria as concepções arquivísticas, que têm por base dois argumentos: a documentação perderia suas características principais, entre as quais, operar com baixo custo; e as fontes não devem ser objeto de consulta sem antes passar pelo processo de arranjo e elaboração de instrumentos de pesquisa, atividades típicas dos arquivos permanentes.

A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica.

A gestão de documentos privilegia o tratamento dos documentos com valor secundário, aqueles que terão guarda indefinida.

Sobre o ciclo vital dos arquivos de instituições públicas é correto afirmar:

O volume geral atual dos conjuntos documentais e seu índice de acumulação anual têm pequena ou quase nenhuma influência na decisão de eliminação ou preservação permanente dos documentos de arquivo.

O arquivamento intermediário dos documentos propicia economia de espaço físico e dos recursos humanos e materiais.

A publicação do edital para eliminação de documentos de um órgão público impede qualquer manifestação ou retirada de documentos ou cópias de peças de processos.

Embora pertençam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vários suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas características físicas.

Assinale a alternativa que apresenta as idades arquivísticas nas quais a gestão de documentos atua.

O início de um processo de gestão documental se dá quando há a recepção do documento. Ele passa, então, pela fase de:

Para organizar adequadamente um acervo, o arquivista deve conhecer a origem que dita o fundo, a evolução institucional que lhe permite detectar alterações, acréscimos e supressões de órgãos internos, etc. Nessa direção, o arquivista analisa o material em termos de:

I - proveniência

II - história da entidade

III - origens funcionais

IV - conteúdo

V - tipos de material

Ele observa que somente dois desses cinco itens podem ser detectados a partir do exame direto da documentação. São eles:

A gestão de documentos vitais determina a necessidade de duas atividades principais:

A gestão de documentos, de acordo com a legislação brasileira, é um conjunto de procedimentos e operações técnicas aplicáveis aos arquivos

A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes.

No âmbito da cadeia informacional arquivística referente às três idades (corrente, intermediária e permanente) dos arquivos, o ciclo da informação arquivística no contexto organizacional de produção envolve o recolhimento dos registros documentais de valor permanente e o uso pelo cidadão, pelo pesquisador científico e, eventualmente, pelo administrador público.

Uma das principais finalidades da gestão de documentos é a proteção dos documentos de valor permanente para a organização e a sociedade.

Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados de acordo com o seu suporte e suas especificidades, como, por exemplo, documentos em meios magnéticos e óticos que devem ser armazenados juntamente com os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose.

A gestão de documentos visa a uma intervenção inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finalidade de aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.

Implantar um programa de gestão documental consiste em aprimorar a administração do uso e da circulação de informações, aplicando técnicas modernas e recursos tecnológicos no controle do fluxo e da estruturação dos dados, organizando-os de modo a permitir um acesso rápido e direto a informações estratégicas, aumentando a eficácia e a eficiência e, dessa forma, proporcionando suporte para as decisões político-administrativas do Estado.