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O documento consiste no registro de uma informação e depende da natureza do material que a contém.
C
Certo
E
Errado
No que se refere à gestão de documentos, assinale a alternativa correta.
A
O método alfabético pode ser subdivido em específico, geográfico, mnemônico e variadex.
B
O método genérico, pertencente ao método alfabético, possui maior dificuldade de classificação, pela demanda da definição de uma palavra-chave para cada assunto a ser arquivado.
C
O método numérico genérico é direto, visto que exige a preparação e a consulta anterior a um índice ou a um arquivo de fichas relativo ao assunto em questão.
D
O método semialfabético baseia-se na classificação e na ordem alfabética rigorosas.
E
O método terminológico consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada.
Os dois eixos do Proname, que devem atuar de forma integrada e cooperativa, são:
A
arquivo corrente e arquivo permanente;
B
CPAD e Comitê Gestor;
C
preservação digital e capacitação;
D
gestão documental e arquivo permanente;
E
gestão documental e gestão da memória.
Ano:
2023
Banca:
Instituto Consulplan
Analise as afirmativas a seguir.
I. A garantia do estabelecimento do conjunto de práticas para a organização e a preservação dos arquivos de uma instituição são é fundamentais para a tomada de decisões, recuperação da informação e preservação da memória da instituição.
II. Não existe um único método válido para o arquivamento dos documentos, inclusive, a combinação de mais de um tipo destes métodos pode ser aplicada.
III. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos englobam todas as rotinas dos documentos, desde a sua produção até a sua eliminação ou recolhimento.
Está correto o que se afirma em
A
I, II e III.
B
III, apenas.
C
I e II, apenas.
D
I e III, apenas.
A etapa do ciclo vital arquivístico na qual os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo de 3ª fase e ainda possuem valor primário é denominada como fase:
A
Corrente.
B
Intermediária.
C
Permanente.
D
Comum.
E
Liberal.
No setor de protocolo, a análise do conteúdo consiste, entre outros, na verificação da existência de despachos nos documentos que adentram a área.
C
Certo
E
Errado
Na gestão de documentos por meios eletromagnéticos, é correto afirmar que
A
a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos dispensa a utilização da certificação digital.
B
digitalização diz respeito à conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
C
os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, em nenhuma hipótese, podem ser eliminados.
D
o documento digital não possui o mesmo valor probatório do documento original.
E
constatada a integridade do documento digital nos termos normativos estabelecidos após a digitalização, o original poderá ser destruído, inclusive os documentos de valor histórico.
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) sobre a gestão de documentos, arquivos e protocolo.
( ) Acervo é a totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.
( ) Apensação é a técnica de seleção de documentos representativos de um conjunto.
( ) Arquivamento é a sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.
( ) Documento ostensivo é aquele sem qualquer restrição de acesso.
( ) Notação é o processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com vista ao seu controle físico e/ou intelectual.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
V • V • F • V • V
B
V • F • V • V • F
C
V • F • F • V • F
D
F • V • V • F • V
E
F • V • F • F • F
No setor de protocolo é iniciado a gestão dos documentos da empresa pública, garantindo o controle e organização das atividades arquivísticas. Analise as questões abaixo, todas estão corretas sobre a gestão de documentos, EXCETO:
A
O setor de protocolo é responsável por controlar a tramitação e a expedição dos documentos, na Administração Pública.
B
Para garantir agilidade no processo das informações da Administração Pública é preciso registrar todos os documentos.
C
O protocolo é um serviço responsável por receber os documentos dos órgãos públicos.
D
A classificação dos documentos no setor público não é necessária, é apenas praticada nas empresas privadas, a gestão das empresas privadas é muito burocrática.
A implementação de sistemas informatizados de gestão de documentos tem promovido descentralização das atividades de protocolo.
C
Certo
E
Errado
Em relação à gestão de documentos, assinalar a alternativa CORRETA:
A
Trata-se de documentos com informações financeiras
B
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
C
Conjunto de documentos que auxiliam os gestores em decisões importantes.
D
Trata-se de conjunto de regras administrativas.
Sobre a Gestão de Documentos, mais especificamente sobre Arquivamento de Processo, analise as afirmações a seguir e marque a alternativa correta.
A
Uma vez arquivado, pode o processo voltar a tramitar, desde que haja solicitação da autoridade competente.
B
O arquivamento de processo é a ação pela qual uma autoridade, por meio de resolução de encerramento de processo, determina o encerramento de sua tramitação.
C
A custódia do todos os processo arquivado é de responsabilidade do setor de arquivo do Superior Tribunal Federal (STF). É este setor que guarda e armazena os processos em local adequado, de forma que sejam facilmente recuperados quando solicitados.
D
É admitido o arquivamento de processos apensados, exceto aqueles relacionados a imóveis, bancas, boxes, quiosques ou que tenha natureza similar.
E
Somente será transferido ao setor de arquivo o processo encerrado que contenha resolução de encaminhamento ao setor, emitido por autoridade competente, exarado na última folha, independentemente do código de autuação.
A gestão documental abrange desde a produção até a eliminação ou guarda permanente dos arquivos. Os documentos ou arquivos que ainda se encontram em tratamento ou continuam a ser utilizados e necessários no dia a dia, em razão de sua vigência ou potencialidade de uso para fins administrativos, são classificados como:
A
Intermediários.
B
Correntes.
C
Permanentes.
D
Inalteráveis.
O sistema de gerenciamento arquivístico de documentos é um sistema
A
organizado para cumprir com as funções específicas de criar, armazenar e acessar documentos para fins de provas.
B
organizado para criar e desenvolver mecanismos de digitalização, com vistas à eliminação após a digitalização dos documentos originais.
C
informatizado, organizado para criar, desenvolver e difundir a informação, independentemente do suporte, visando acabar com os documentos de papel e eliminar os documentos originais.
D
informatizado, organizado para criar, desenvolver e difundir a informação, sem se preocupar com a gestão documental.
E
de negócios, organizado para cumprir com as funções específicas de criar e difundir as informações de processos de trabalho.
Leia o texto a seguir.
“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”
Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. 1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017, p. 340.
Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:
A
O gerenciamento arquivístico e a política de gestão de documentos.
B
O plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos.
C
O programa de gestão de documentos e a governança arquivística.
D
O sistema de arquivos e a listagem descritiva.
O ciclo de vida dos documentos é utilizado como base teórica para os procedimentos relacionados à gestão de documentos, por isso os documentos devem passar por todas as fases arquivísticas, quais sejam: corrente, intermediária e permanente.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2023
Prova:
VUNESP - Prefeitura - Arquivista - 2023
No âmbito da digitalização de documentos arquivísticos, é correto afirmar que a gestão documental
A
é o escopo no qual deve estar inserido qualquer processo de digitalização de documentos bibliográficos utilizados como apoio técnico aos servidores públicos para o desenvolvimento de suas atividades.
B
quando adequadamente parametrizada e implantada na instituição, contribui com os procedimentos vinculados à captura dos representantes digitais e o controle de sua tramitação, arquivamento, avaliação e preservação.
C
no âmbito da classificação, estabelece os critérios e as ações relacionadas com a autorização e a execução da eliminação de documentos originais; sendo que, em alguns casos, a adoção de processos de digitalização para fins de substituição pode ser dispensada.
D
é necessária para análise de arquivos em fase intermediária, que aguardam os prazos de vigência e de precaução para sua eliminação, no sentido de ponderar se o tempo que resta justifica os custos de sua digitalização.
E
tem como objetivo a redução dos custos com a digitalização de documentos arquivísticos por meio de incentivos à produção de documentos arquivísticos nato-digitais em todas as instituições públicas, nas diversas áreas e instâncias de atuação, por meio de leis e decretos, há mais de trinta anos.
A prática adequada para a gestão de documentos em uma organização seria a de
A
guardar todos os documentos em papel para garantir sua segurança.
B
digitalizar todos os documentos e armazená-los em um único servidor.
C
armazenar os documentos de acordo com sua importância e necessidade de acesso.
D
deixar os documentos armazenados em locais aleatórios para facilitar o acesso.
E
preocupar-se apenas, e tão somente, em arquivar os documentos.
A respeito da gestão de documentos, julgue os seguintes itens.
I São objetivos da gestão de documentos a racionalização, a eficiência e a preservação da memória.
II A gestão de documentos deve garantir, por meio da preservação do acervo, que a documentação produzida esteja acessível a curto prazo.
III As principais atividades da gestão de documentos são realizadas no arquivo permanente.
Assinale a alternativa correta.
A
Apenas o item I está certo.
B
Apenas o item II está certo.
C
Apenas o item III está certo.
D
Apenas os itens I e II estão certos.
E
Apenas os itens I e III estão certos.
O gerenciamento adequado de documentos e arquivos é essencial para garantir a transparência, a responsabilidade e a preservação da memória institucional. No contexto atual, em que a informação é cada vez mais digitalizada, é necessário contar com sistemas e redes de informação arquivística que controlem o gerenciamento eficiente e seguro dos documentos eletrônicos. Para tanto, é importante adotar padrões e normas que orientem sua criação e operação, a exemplo do __________ , uma ferramenta de informação que tem a finalidade de capturar, administrar e disponibilizar o acesso a documentos arquivísticos ao longo do tempo.
Assinale a alternativa que corretamente completa a lacuna no excerto:
A
ISO 15489:2016
B
CPAD
C
ISO 3506-1
D
OAIS
E
EAC-CPF
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