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Os arquivos podem estabelecer rotinas em suas atividades com cuidados que minimizem a ação dos agentes externos de deterioração dos documentos. Dessa forma, pode-se destacar como práticas que diminuem a ação de agentes físicos sobre o papel:
controle de luminosidade, poeira e gases poluentes
controle de temperatura, umidade relativa do ar e poeira
controle de luminosidade, temperatura e umidade relativa do ar
controle de temperatura, gases poluentes e umidade relativa do ar