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A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de...
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Q1153382
Teclas de Atalhos
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Ano:
2017
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. Segundo o Artigo 9º da Lei nº 8.159/1991, a Lei dos Arquivos, “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”. Em conformidade com a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, é possível afirmar que os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos quando realizarem, obrigatoriamente, os seguintes procedimentos:
A
1. Criar Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD; 2. Elaborar Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos; 3. Elaborar e publicar Listagem de Eliminação de Documentos assinada por instituição arquivística pública; 4. Publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos; 5. Emitir e publicar Termo de Eliminação de Documentos devidamente aprovado pela instituição arquivística pública; 6. Encaminhar cópia da Tabela de Temporalidade e Destinação para a instituição arquivística pública.
B
1. Concluir o processo de avaliação e seleção de documentos pela CPAD; 2. Elaborar Termo de Eliminação de Documentos; 3. Submeter Termo de Eliminação de Documentos à aprovação da instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência; 4. Elaborar, assinar e publicar Edital de Ciência de Eliminação de Documentos; 5. Encaminhar cópia do Termo de Eliminação de Documentos para instituição arquivística na sua esfera de competência. 6. Encaminhar uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado para instituição arquivística pública, na sua esfera de competência.
C
1. Constituir CPAD com autorização de instituição arquivística pública na sua esfera de competência; 2. Elaborar Listagem de Eliminação de Documentos; 3. Elaborar e obter aprovação de autoridades competentes para o Termo de Eliminação de Documentos; 4. Submeter Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos à aprovação da instituição arquivística pública na sua esfera de competência; 5. Descaracterizar documentos por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação. 6. Encaminhar Termo de Eliminação de Documentos para instituição arquivística pública na sua esfera de competência.
D
1. Constituir CPAD com autorização de instituição arquivística pública na sua esfera de competência; 2. Elaborar Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos; 3. Obter aprovação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos pela CPAD, autoridades competentes e instituição arquivística pública, na sua esfera de competência; 4. Elaborar Listagem de Eliminação de Documentos; 5. Publicar Listagem de Eliminação de Documentos; 6. Encaminhar publicada para instituição arquivística pública, na sua esfera de competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual a Listagem de Eliminação de Documentos.
E
1. Possuir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD constituída e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência; 2. Concluir processo de avaliação e seleção de documentos conduzido pela CPAD; 3. Registrar documentos a serem eliminados em Listagem de Eliminação de Documentos; 4. Obter aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos pela CPAD, por autoridades competentes e pela instituição arquivística pública, na sua esfera de competência; 5. Elaborar e publicar Edital de Ciência de Eliminação de Documentos; 6. Encaminhar uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado para instituição arquivística pública, na sua esfera de competência.