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Os arquivos devem ser mantidos organizados e administrados. Para cumprimento desses procedimentos, são reconhecidos como requisitos, dentre outros, os seguintes:
pessoal treinado, layout moderno, gestores democráticos.
espaço físico compatível, recursos financeiros adequados, órgão capacitado.
métodos e sistemas de última geração, acervo de boa qualidade, apoio instrumental.
apoio da cúpula organizacional, métodos e sistemas eficazes, espaço físico consistente.