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De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, do Conselho Internacional de Arquivo, a gestão de documentos diz respeito a uma área da administração geral relacionada à busca de economia e eficácia na produção, conservação, uso e destinação final dos documentos. Nesse contexto, o termo produção significa:
gestão de formulários, melhoramento e recuperação de arquivos, manutenção de programas de documentos vitais, seleção e uso de equipamentos reprográficos.
preparação e gestão de correspondência, melhoramento dos sistemas de arquivo, eliminação de documentos de valor permanente, arquivamento intermediário.
estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, gestão de formulários, eliminação de documentos de valor permanente, descrição das séries documentais.
preparação e gestão de correspondência, gestão de correio e telecomunicações, manutenção de programas vitais, recolhimento de documentos de valor permanente, gestão de informes.
concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.