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A realização de uma boa gestão documental não está preocupada somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usuários, mas em assegurar, também,
a eliminação dos documentos de valor mediato.
a preservação dos documentos de valor imediato.
a preservação dos documentos indispensáveis à reconstituição do passado.
a eliminação dos documentos indispensáveis à memória institucional.
a preservação de toda a massa documental acumulada.