De acordo com o Comitê de Terminologia Arquivística, é...

protocolo é um setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.

documento oficial é uma correspondência que, possuindo valor legal, produz efeitos de ordem administrativa na comprovação de um ato da diretoria.

doação é um ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica, em caráter revogável e sem retribuição pecuniária, transfere bens a terceiros por livre vontade.

processo é um termo geralmente utilizado na administração pública, para designar o conjunto de documentos, organizados sob a supervisão de um arquivista.

dossiê é uma unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou a uma pessoa e autenticada pela Secretaria de Segurança Pública.