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Independente da Instituição em que se deseje trabalhar e do tipo de arquivo no qual se encontra este setor, deve-se, primeiramente, conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo processual na organização. Neste contexto, o desenvolvimento deste reconhecimento está dividido em três fases, que são
planejamento, análise dos dados coletados e coleta de antecipação.
levantamento de distribuição, análise mínima e coleta de antecipação.
planejamento, análise de ciclo e levantamento de dados.
levantamento de dados, análise dos dados coletados e planejamento.
coleta de antecipação, levantamento de dados e análise dos dados coletados.