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Os períodos pelos quais passam os documentos arquivísticos são caracterizados pela frequência de uso e pelos tipos de sua utilidade. Dessa maneira, a definição para arquivo intermediário é:
conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu.
conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.
conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividadesmeio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.