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A partir da organização otimizada de documentos em uma instituição, efetiva-se a transmissão de informações de maneira satisfatória e plena. No entanto, em termos arquivísticos, para cumprir esse papel, o profissional que atua na instituição deve conhecer as três idades dos arquivos, que são:
ativa, inativa e morta.
corrente, intermediária e permanente.
primária, secundária e terciária.
infância, adolescência e adulta.
inicial, mediana e final.