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Durante o planejamento e organização de arquivos, para que se obtenha um resultado o mais fiel possível à realidade da instituição na fase de levantamento (PAES, 2006), é necessário que nessa fase se faça uso de instrumentos e técnicas de coleta de dados amparados pela metodologia científica, as quais são defendidas pelo autor Lopes (2013). O uso dessas ferramentas metodológicas deixa o trabalho do arquivista de forma mais fundamentada, ou seja, o trabalho não será feito empiricamente. Portanto, pode-se considerar como instrumentos e técnicas a seguinte opção.
Observação (pessoal/técnica), entrevista, média de arquivamento diário, questionário.
Pesquisa documental, pesquisa bibliográfica, levantamento das tipologias.
Média de arquivamento diário, pesquisa documental, levantamento do contexto de produção, questionário.
Observação (pessoal/técnica), pesquisa documental, questionário, entrevista, mensuração de documentos.
Pesquisa bibliográfica, média de arquivamento dos documentos, entrevista.