Questões de Concurso sobre Diagnóstico de Arquivos

O diagnóstico de arquivos deverá ser conduzido de forma sistemática, identificando os problemas e estabelecendo prioridades para a implementação de melhorias. Isso requer uma visão integrada dos aspectos técnicos, administrativos e de infraestrutura que influenciam a gestão documental. Trata-se de um componente essencial para a elaboração de um diagnóstico de arquivos:

O diagnóstico da situação arquivística de uma instituição é norteador para a implantação da política arquivística institucional, por isso deve suceder à elaboração do plano de classificação de documentos de arquivo, um dos primeiros instrumentos de gestão.

O diagnóstico de arquivos é um instrumento essencial para compreender a situação atual de um acervo documental, identificando suas necessidades e propondo soluções eficazes. Para realizá-lo, é necessário analisar aspectos como organização, condições ambientais, conservação dos documentos e adequação dos recursos disponíveis. Qual alternativa descreve corretamente um elemento essencial do diagnóstico de arquivos?

O diagnóstico da situação arquivística estabelece os critérios para a formação do arquivo permanente do órgão ou da instituição.

Uma das ações de diagnóstico em arquivos é a metragem do acervo a ser tratado; no caso de documentação empacotada e amontoada, deve ser utilizada a metragem cúbica.

O diagnóstico de arquivos é uma etapa indispensável para a elaboração de um plano de gestão documental eficaz. Ele permite identificar problemas que comprometem a eficiência dos arquivos, como a falta de padronização na classificação de documentos, o acúmulo desordenado de materiais sem utilidade administrativa e as condições ambientais inadequadas. Após essa identificação, é necessário propor ações que possam resolver essas questões e garantir a melhoria contínua da gestão documental. Trata-se de uma continuidade para o parágrafo principal, alinhada aos princípios arquivísticos:

Conforme o referido diagnóstico, apenas um terço dos órgãos e entidades pesquisados possui massa documental acumulada sem tratamento.

Para que o Arquivista possa começar a organizar o arquivo de maneira eficaz, ele precisa levantar inúmeras informações, utilizando o diagnóstico de arquivo. Com base nessa premissa, marque (V) para as afirmativas Verdadeiras e (F) para as Falsas em relação ao Diagnóstico de Arquivo:

( ) A elaboração de um relatório detalhado, documentando os resultados do diagnóstico e as propostas de melhorias, é uma etapa final do processo de diagnóstico de arquivo.

( ) No diagnóstico de arquivo, a avaliação documental se limita à identificação de documentos duplicados, sem considerar seu valor informativo ou necessidade de preservação.

( ) O diagnóstico de arquivo inclui a análise das condições físicas do espaço onde os documentos estão armazenados, bem como do estado de conservação dos documentos

( ) O levantamento de dados durante o diagnóstico de arquivo pode ser dispensado, pois a prioridade reside exclusivamente na digitalização dos documentos, independentemente das informações coletadas.

( ) A proposição de melhorias é uma etapa essencial do diagnóstico de arquivo, na qual são sugeridas ações para aprimorar a gestão do arquivo.

( ) O diagnóstico de arquivo não considera a necessidade de reorganização física do espaço, focando exclusivamente na avaliação do conteúdo dos documentos.

A sequência CORRETA de cima para baixo é:

A gestão de documentos envolve o diagnóstico e avaliação documental e a análise detalhada dos vários aspectos relacionados à estrutura e funcionamento do arquivo da empresa, a fim de examinar a situação presente e planejar ações futuras. Analise as afirmativas referentes ao diagnóstico e avaliação documental.

I- O diagnóstico arquivístico envolve o levantamento de informações como as normas do arquivo, sua localização e instalações físicas e o gênero e natureza dos arquivos.

II- A comissão de avaliação e destinação é um grupo formado exclusivamente por arquivistas responsáveis pela avaliação de documentos de um arquivo.

III- É recomendável a aplicação dos critérios de avaliação na fase intermediária dos documentos, a fim de reduzir os custos gerenciais e técnicos.

IV- A avaliação documental promove agilidade na recuperação de informações, devido à diminuição do volume documental.

É CORRETO o que se afirma apenas em:

Antes da implementação de um programa de gestão de documentos, é interessante realizar um estudo da situação do arquivo da instituição, a fim de identificar seus problemas e a melhor forma de solucioná-los. Esse estudo é corretamente chamado de:

Qual é o ponto de partida para os projetos de organização de documentos, subsidiando a proposta de modelos de classificação, avaliação e descrição apropriadas para a gestão de documentos?

O diagnóstico da produção documental em empresas públicas e/ou privadas é uma ferramenta consolidada na arquivística e é considerado como a primeira etapa da organização de documentos, devendo ser iniciado com o levantamento de informações sobre a entidade geradora do arquivo (PAZIN, 2005, p. 9).

Analise as afirmativas abaixo com relação ao diagnóstico.

1. A elaboração do diagnóstico parte de entrevistas realizadas com os responsáveis por cada área/setor que produz e recebe documentos.

2. O mapeamento dos depósitos de documentos contém as características físicas do arquivo, dados de localização e volume documental.

3. A identificação da produção documental consiste em saber por que o documento é produzido e qual o caminho percorrido pelo documento ao cumprir sua função administrativa.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Leia o texto a seguir.

“A investigação preliminar é o alicerce para a elaboração do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. O órgão precisa investir tempo e pessoal nesta etapa para fornecer uma base sólida para as atividades subsequentes.”

Fonte: CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2. ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro; n. 3), p. 35.

A respeito da investigação preliminar, também conhecida como diagnóstico, analise as afirmativas abaixo:

I. Um dos objetivos é identificar fatores que afetam as práticas de arquivamento.

II. Para ter um conhecimento profundo das atividades, da regulamentação e do contexto sociopolítico no qual a instituição opera, é preciso pesquisar para além das fronteiras da instituição.

III. Antes de começar, é importante verificar se o órgão participou recentemente de projetos que envolveram análise corporativa, como reengenharia de processos, planejamento estratégico e análise de riscos.

Estão CORRETAS as afirmativas:

A quantificação de um conjunto de documentos que se encontram em grandes montes, amontoados no chão de um depósito, deve ser feita por:

O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista tem como objetivo a

As normas internas que regulam a produção, a tramitação, o uso e o arquivamento dos documentos de uma instituição permitem identificar seu contexto

Na fase do diagnóstico da situação arquivística, coletam-se as informações necessárias para a elaboração da tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Qual é a etapa que antecede a aplicação de um programa de gestão de documentos e que representa uma ferramenta capaz de evidenciar determinado contexto da situação em que se encontra um conjunto de documentos, considerando suportes, a instituição e os recursos que os afetam?

Em relação aos aspectos conceituais sobre diagnóstico, no âmbito dos arquivos, analise as assertivas abaixo:

1. Segundo Campos (2019), a noção de diagnóstico tem relação direta com a identificação arquivística, que tem como objetos o sujeito produtor, o documento e o arquivo.

2. Lopes (2014) define diagnóstico como operação de constituir a imagem de uma ou mais organizações, podendo ser maximalista ou minimalista.

3. Um diagnóstico maximalista geralmente, segundo Lopes (2014), procura levantar problemas arquivísticos de uma organização específica.

4. Campos (2019) compreende que o processo de diagnóstico de arquivo possui atividades de: planejamento do diagnóstico de arquivo; levantamento de informações necessárias; análise dos dados coletados; identificação de problemas; proposta de plano de ação; e monitoramento das ações implantadas.

5. O resultado de um diagnóstico de arquivo, segundo Santos (2009), resultará em um norteador para a implantação da política arquivística institucional.

O resultado da somatória dos números correspondentes às assertivas corretas é:

A respeito do diagnóstico da situação arquivística, assinale a opção correta.