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Questões de Concurso sobre Diagnóstico arquivístico
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Acerca do diagnóstico da situação arquivística, é correto afirmar que
A
consiste em uma avaliação subjetiva dos documentos arquivados.
B
é uma ferramenta estratégica para fundamentar políticas arquivísticas institucionais.
C
tem como objetivo principal eliminar documentos obsoletos.
D
é uma etapa opcional no processo de implantação de programas de gestão documental.
E
deve ser realizado apenas por profissionais externos à instituição para garantir imparcialidade.
Segundo Luís Carlos Lopes, o diagnóstico arquivístico constitui importante instrumento metodológico para a compreensão da situação arquivística organizacional. Sobre essa concepção, analise as afirmativas:
( ) O diagnóstico arquivístico pode ser construído a partir do levantamento das atividades, do fluxo informacional, das estruturas, das funções e das características dos acervos.
( ) O pré-diagnóstico corresponde a uma etapa inicial destinada ao conhecimento preliminar da organização e à identificação dos aspectos essenciais do problema.
( ) O diagnóstico arquivístico dispensa etapas preliminares, pois deve ocorrer imediatamente após a identificação do problema.
( ) O diagnóstico arquivístico possibilita fundamentar propostas de intervenção a partir do exame sistemático das informações coletadas.
Assinale a sequência correta:
A
V – V – V – F
B
V – F – F – V
C
F – V – F – V
D
V – V – F – V
E
F – F – V – V
Segundo a publicação "Guia de gestão de documentos para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal" (2025), um diagnóstico é o levantamento e a análise de uma situação, a fim de buscar melhorias e soluções para os problemas encontrados. Um diagnóstico bem desenhado deve identificar os principais aspectos relativos à estrutura político-administrativa e ao desenvolvimento das atividades da instituição. Sobre o diagnóstico de situação de arquivo, assinale a alternativa que NÃO corresponde a uma das dimensões a serem consideradas:
A
Administrativa: verificação de como a organização se articula e desenvolve suas competências.
B
Arquivística: identificação, além da estrutura humana e material, de onde estão e quais são os registros gerados para consecução das competências organizacionais.
C
Política: identificação e análise das competências organizacionais.
D
Preservacional: identificação das condições de preservação dos documentos custodiados, independente do suporte, assim como a capacidade institucional de atuar nesse sentido.
E
Tecnológica: verificação da existência de recursos tecnológicos para o gerenciamento dos arquivos da organização.
O diagnóstico da situação arquivística de uma organização é categorizado como minimalista quando consiste na observação dos problemas arquivísticos e na busca de soluções para os problemas detectados.
C
Certo
E
Errado
Na perspectiva da Arquivologia, o gerenciamento da informação e a gestão de documentos envolvem diagnóstico, protocolos, arquivos correntes e intermediários, além da avaliação documental. Com base no tema, assinale a alternativa CORRETA:
A
O diagnóstico arquivístico é etapa fundamental para identificar fluxos documentais, necessidades de preservação e riscos de perda de informação.
B
Arquivos correntes são aqueles de guarda permanente, destinados exclusivamente à preservação histórica.
C
Arquivos intermediários armazenam documentos que perderam totalmente seu valor administrativo, mas ainda possuem valor histórico.
D
A avaliação documental é dispensável, pois todos os documentos devem ser preservados indefinidamente.
Assinale a opção que apresenta uma limitação comum enfrentada por administrações públicas na realização de diagnósticos arquivísticos.
A
ausência de políticas públicas voltadas à gestão documental
B
implantação de sistemas de classificação baseados em normas internacionais
C
organização dos documentos segundo o ciclo documental
D
existência de acervos totalmente digitalizados, porém com dificuldade de acesso
E
presença de profissionais especializados em todas as secretarias
O diagnóstico arquivístico tem como objetivo relatar o passado da organização com riqueza de detalhes e fidelidade às fontes, estabelecendo as relações entre o acervo e o órgão produtor e(ou) acumulador da informação.
C
Certo
E
Errado
O único ponto de partida da análise tipológica deve ser a arquivística.
C
Certo
E
Errado
Para melhor planejar as ações a serem tomadas em um determinado órgão público, é importante identificar o grau de maturidade em gestão de documentos, o que será conseguido com
A
uma estrutura hierárquica.
B
um plano de classificação.
C
um instrumento de pesquisa.
D
uma tabela de temporalidade.
E
um diagnóstico da situação arquivística.
O diagnóstico da situação arquivística é uma etapa importante no planejamento estratégico do arquivo do Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia (TJRO), pois permite uma análise detalhada do ambiente organizacional e a identificação de pontos críticos que necessitam de intervenção. A partir dos dados obtidos nessa fase, é possível traçar estratégias eficazes para a gestão adequada dos documentos, garantindo sua preservação, acesso e uso de forma segura e eficiente. De acordo com Sousa, Araújo Júnior e Leite (2024), no artigo intitulado “Diagnóstico da situação arquivística: um modelo conceitual”, a aplicação do diagnóstico, quando conduzida de maneira integral e contínua, confere à organização uma série de benefícios, dentre os quais destacam-se:
I. Identificação de riscos legais (conformidade) e riscos potenciais.
II. Identificação de documentos de valor histórico, para que a organização adote medidas para sua preservação.
III. Fornecimento de informações para apoiar o processo licitatório baseado em estimativas.
IV. Identificação de práticas de sustentabilidade para reduzir o consumo de recursos naturais, minimizar o desperdício de papel e promover a eficiência energética na gestão documental.
V. Exame da percepção dos usuários sobre a localização do prédio, softwares utilizados, situação do mobiliário, lanchonete e banheiros.
Está correto o que se afirma apenas em
A
I, II e IV.
B
I, III e V.
C
I, III e IV.
D
II, III e V.
E
II, IV e V.
Um dos primeiros diagnósticos da situação arquivística brasileira foi elaborado por Schellenberg.
C
Certo
E
Errado
O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista tem como objetivo o desenvolvimento de redes interinstitucionais de arquivo.
C
Certo
E
Errado
Os principais elementos que devem ser verificados em um diagnóstico arquivístico são: tipos de documentos produzidos e normas.
C
Certo
E
Errado
O diagnóstico da situação arquivística brasileira é do tipo maximalista.
C
Certo
E
Errado
Sobre o planejamento da gestão de documentos, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) O diagnóstico avalia a situação arquivística e aponta melhorias.
( ) O levantamento identifica normas e instrumentos existentes.
( ) O mapeamento de processos mostra onde e como os documentos são produzidos e usados.
( ) A criação de CPADs, normas e instrumentos integra o programa de gestão e preservação.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
A
V – V – V – F.
B
V – F – F – V.
C
V – V – V – V.
D
F – F – F – F.
E
F – F – V – V.
O controle, a organização do espaço físico e os equipamentos utilizados no arquivo integram a operacionalização da gestão de documentos.
C
Certo
E
Errado
A Arquivologia apresenta metodologias capazes de auxiliar as organizações em questões informacionais. Dessa forma, para que o arquivista inicie seu trabalho de organização, ele precisa levantar inúmeras informações, utilizando o diagnóstico de arquivo. Sobre esse tema, assinale a alternativa correta.
A
O único objetivo dos diagnósticos aplicados deve ser a detecção de problemas relativos ao estado físico da documentação, não os problemas informacionais existentes.
B
Há um consenso sobre os diagnósticos na área. Ademais, uma única terminologia é adotada para o diagnóstico de arquivo: diagnóstico arquivístico.
C
O diagnóstico de arquivo integra o processo de Gestão Documental e deve fornecer informações sobre funções, atividades, fluxo informacional e documental da organização, excetuando-se aqui, informações sobre o acervo.
D
Buscar teorias, metodologias, procedimentos em áreas afins e adaptá-las à realidade arquivística não contribui para o desenvolvimento da própria Arquivologia e, consequentemente, não ajuda a desenvolver as atividades do arquivista.
E
O diagnóstico de arquivo, com seu conjunto de atividades técnicas, buscando identificar os problemas informacionais e do acervo documental da organização, dará base à Gestão Documental que se realizará com criticidade, investigando informações além das características físicas do arquivo.
O relatório do diagnóstico permite conhecer a situação da instituição em todos os aspectos relacionados à gestão da informação arquivística. Considerando Lopes (apud Santos, 2012), assinale a opção que apresenta corretamente um dos itens que o diagnóstico institucional deve abranger.
A
Classificação dos documentos.
B
Unidades físicas de arquivamento.
C
Tamanho e diversidade do acervo.
D
Características diplomáticas.
E
Características das instalações.
Com relação ao processo de conservação de acervos documentais qual é a etapa primária onde deve ser feito um levantamento detalhado e minucioso das condições físicas de cada documento a ser tratado por grau de importância e relevância para a organização?
A
Acondicionamento.
B
Diagnóstico.
C
Monitoramento ambiental.
D
Vistoria.
O diagnóstico de arquivo visa identificar os elementos fundamentais para o gerenciamento eficaz da informação, com o propósito de apontar soluções que promovam melhorias no processo de tratamento dos documentos produzidos.
C
Certo
E
Errado
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