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Para o bom funcionamento dos serviços arquivísticos, a equipe deve elaborar instrumentos de gestão de documentos. Entre os principais, estão o que ordena a disposição dos documentos em função das atividades e transações do organismo produtor de arquivo, e o que materializa a avaliação em termos de uma indicação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos.
Os instrumentos descritos são, respectivamente, o(a)
instrumento de pesquisa e a guia de fundos
plano de armazenamento e o plano de preservação
plano de classificação e a tabela de temporalidade
plano de destinação e o quadro de arranjo
relação de transferência e o código de classificação