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Depois de alguns anos do início de um processo de arquivamento, seja por meio físico ou digital, uma grande parte dos arquivos perde suas funções correntes, ou seja, deixam de ser consultados e passam a ter sua guarda motivada apenas por necessidades especiais ou de caráter legal. Esses arquivos que não devem ou não podem ser descartados passam a integrar o arquivo:
Jurídico.
Morto.
Temporário.
Espacial.