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Com a função de preservar os documentos e permitir o fácil acesso, quando necessário, um arquivo tem entre suas classificações as de ATIVO e INATIVO. O arquivo inativo é aquele que:
Guarda documentos que não são mais consultados com frequência.
Armazena documentos que nunca mais serão usados.
Guarda documentos danificados.
Contém informações de funcionários que não estão mais na ativa.