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De acordo com a Lei nº 8.159/1991: “Art. 3º. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
(BRASIL, 1991.)
Constitui-se em objetivo da gestão documental:
Dificultar a produção, administração, controle e manutenção dos documentos de forma racional, econômica e eficiente.
Prejudicar o uso da informação e de acordo com a natureza do suporte possuir maior ou menor controle da massa documental.
Facilitar estragos e danos aos documentos que representam a memória institucional para reduzir os custos com a administração e manutenção dos documentos.
Viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão.