Ao se estabelecer uma hierarquia de descrições, de acordo com a “ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística”, são aplicadas algumas regras fundamentais. Qual é o objetivo da descrição do geral para o particular?
Registrar a dimensão da unidade de descrição indicando o número de unidades físicas ou lógicas em algarismos arábicos.
Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas contidas nos documentos.
Relacionar cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição e identificar o nível de descrição.
Identificar, de maneira específica, a unidade de descrição e estabelecer uma ligação com a descrição que a representa.
Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.