De acordo com o glossário de termos e definições...

qualquer objetivo de alto nível, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coletiva pela legislação, política ou mandato. Funções podem ser decompostas em conjuntos de operações coordenadas, tais como subfunções, procedimentos operacionais, atividades, tarefas ou transações.

qualquer entidade (entidade coletiva, família ou pessoa) que produziu, acumulou e/ou manteve documentos arquivísticos no curso de sua atividade pessoal ou corporativa.

forma autorizada do nome combinada com outros elementos de informação que identificam e descrevem a entidade nomeada, e pode remeter para outros registros de autoridade relacionados.

criação de uma representação precisa de uma unidade de descrição e de suas partes componentes, quaisquer que sejam, pela apreensão, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar materiais arquivísticos e o contexto e sistemas de documentos que os produziram.

relação entre os documentos e as organizações e/ou indivíduos que os produziram, acumularam e/ou mantiveram e usaram no curso de suas atividades pessoais ou corporativas.