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Os documentos arquivísticos digitais em fases corrente e intermediária devem, preferencialmente, ser gerenciados por meio de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD, a fim de garantir
a conformidade com regulamentações internacionais sobre preservação digital, o acesso e a preservação a longo prazo.
a redução de custos operacionais, o rápido acesso e o aumento da eficiência administrativa.
a implementação de novas tecnologias de informação e comunicação, a disponibilidade e a preservação.
a conversão automática de todos os documentos para o formato digital mais recente, garantindo sua acessibilidade futura.
o controle do ciclo de vida, o cumprimento da destinação prevista e a manutenção da autenticidade e da relação orgânica.