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Segundo o e-ARQ Brasil (2022), o programa de gestão arquivística terá que atender a uma série de exigências, tanto em relação ao documento arquivístico como ao seu próprio funcionamento. Em relação ao seu próprio funcionamento, o programa de gestão arquivística deve:
refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou refletir a ação implementada.
conter os metadados necessários para documentar a ação.
contemplar o ciclo de vida dos documentos.
ser capaz de apoiar as atividades.
prestar contas das atividades realizadas.