Segundo a Norma Brasileira de Descrição Arquivística...

representar o contexto e a estrutura hierárquica do tem.

a decisão política prévia da entidade custodiadora.

facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional.

a economia dos recursos aplicados e para a otimização das informações recuperadas.

a decisão acerca dos recursos utilizados e os formatos de entrada ou saída de dados.