Em arquivologia, o que distingue uma espécie documental de um gênero documental é que

a espécie é uma divisão do gênero documental e o gênero reúne espécies documentais organizadas por suporte e forma de registro da informação.

a espécie refere-se à tipologia, como público e privado, e o gênero agrega documentos semelhantes devido à importância de seu conteúdo.

a espécie facilita o tipo de arquivamento a ser realizado, enquanto o gênero trata da publicização ou sigilo de documentos.

o gênero trata de documentos individuais, grupais e coletivos, enquanto a espécie distingue documentos correntes, usuais e inativos.

o gênero é uma tipologia que discrimina a função de um documento e a espécie, o tipo, como audiovisual, textual, entre outros.