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O uso adequado dos pronomes de tratamento na comunicação oficial deve ser padronizado conforme o cargo ou função do destinatário, garantindo respeito e formalidade na correspondência. Por isso a padronização é importante na comunicação oficial, pois tem o papel de:
Permitir a criatividade no uso da linguagem.
Facilitar a organização de documentos e garantir a clareza.
Diversificar os estilos de comunicação entre órgãos públicos.
Utilizar linguagem figurativa nas correspondências.