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Para produzir um fundo de arquivo, uma organização, entidade, seja ela pública ou privada, deve possuir os seguintes elementos, exceto:
atribuições precisas e estáveis.
posição no seio da hierarquia administrativa definida com exatidão.
política arquivística institucional independente e autônoma.
chefia responsável, gozando de poder de decisão.
organização interna conhecida e fixada em um organograma.