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Com o objetivo de melhor utilizar, guardar e conservar os documentos, faz-se necessário o conhecimento sobre o arquivo, que consiste na reunião de documentos conservados, visando a sua utilização futuramente, podendo, ainda, afirmar que:
Os documentos de arquivo possuem, basicamente, o mesmo gênero textual e suporte (papel).
Os documentos de arquivo somente poderão ser produzidos pelas instituições públicas, mas não recebidos por elas.
Os documentos de arquivos não poderão ser recebidos pela instituição e nem produzidos pelas mesmas.
Os documentos podem ter o seu suporte alterado pelos arquivos.