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O tratamento e a identificação dos documentos de arquivo não devem ser considerados isoladamente em relação a seu produtor/acumulador porque
os documentos de arquivo guardam entre si as mesmas relações orgânicas que se formam entre as atribuições, competências, funções e atividades das entidades.
os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade física, mas podem ser misturados aos de origem diversa.
os documentos de arquivo, a despeito da forma, espécie ou tipo, podem conservar caráter único em função de seu contexto de origem.
os documentos de arquivo ganham novos significados quando se encontram fora do seu meio genético.
os arquivos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido.