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Para facilitar a organização da caixa de entrada, deseja-se que mensagens provenientes de determinado setor sejam automaticamente classificadas ou direcionadas para uma pasta específica, conforme critérios previamente definidos.
No correio eletrônico, essa ação é realizada por meio de:
Alteração da assinatura automática, para informar ao sistema em qual pasta as mensagens recebidas devem ser armazenadas.
Alteração do tema visual da caixa de entrada, para separar automaticamente as mensagens conforme o setor remetente.
Conversão periódica das mensagens recebidas para PDF, o que substitui a necessidade de pastas e filtros na caixa de entrada.
Criação de regra ou filtro de e-mail, com critérios como remetente, assunto ou palavras-chave para classificar e direcionar as mensagens.
Marcação manual das mensagens como lidas, para que o sistema passe a organizá-las automaticamente por setor de origem.