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Um servidor de uma prefeitura precisava encaminhar, por correio eletrônico, um conjunto de documentos digitalizados referentes a um processo administrativo. Após selecionar diversos arquivos para anexação, percebeu que a mensagem não era enviada pelo serviço de e-mail, embora o endereço dos destinatários estivesse correto e a conexão com a Internet estivesse funcionando normalmente. Ao consultar a equipe de suporte, foi informado de que o comportamento observado decorria de uma limitação existente na maioria dos serviços de correio eletrônico.
Nesse contexto, o procedimento compatível com o funcionamento dos serviços de e-mail é:
Reduzir o volume dos arquivos anexados ou utilizar um serviço de armazenamento em nuvem para compartilhar o conteúdo quando o tamanho total ultrapassar o limite aceito pelo provedor.
Dividir automaticamente os arquivos em vários anexos menores, pois os serviços de e-mail realizam esse procedimento de forma transparente ao remetente.
Alterar a extensão dos arquivos anexados para um formato compactado, pois essa modificação elimina qualquer restrição relacionada ao tamanho da mensagem.
Inserir os arquivos diretamente no corpo da mensagem, permitindo que o servidor de e-mail desconsidere o limite máximo estabelecido para anexos.