De acordo com o Manual de Redação da Presidência da...

conter local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento livre.

conter o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigido, dispensando-se o endereço.

começar com uma formulação do tipo “Tenho o prazer de informar que”.

ser diagramado com fonte do tipo Arial de corpo 12 no texto e nas citações.

expor, no desenvolvimento, em parágrafos distintos, as diferentes ideias abordadas.