Segundo Mendes e Forster Junior (2002), uma das...

poder ser utilizado para comunicações internas e externas.

ser utilizado apenas como comunicação entre unidades administrativas de níveis hierárquicos distintos.

ser utilizado como uma forma de comunicação eminentemente externa.

poder tratar de assuntos administrativos, sendo vedado expor projetos, ideias ou diretrizes.

ter seus despachos feitos no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação.