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A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais é percebido quando:
está presente o caráter impessoal do próprio assunto tratado.
está presente expressão como: “Como vão todos?”.
é usado termos considerados gírias.
é usado o pronome de tratamento “você” para aproximar o remetente ao destinatário.
o texto oficial tem como destinatário familiares do remetente.