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A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre tanto do caráter público dessas comunicações quanto de sua finalidade administrativa. No caso da correspondência oficial, quando uma pessoa envia um memorando a outra, isso significa que:
Trata-se de uma comunicação dirigida a instituições externas, utilizada para estabelecer contato formal entre órgãos distintos da administração pública.
O memorando é utilizado para registrar decisões normativas e atos administrativos de caráter geral, tendo natureza pública e efeitos regulamentares.
Trata-se de uma comunicação interna entre unidades administrativas de um mesmo órgão, podendo ocorrer entre setores em nível hierárquico igual ou diferente.
O memorando é empregado exclusivamente para comunicações de alta relevância entre autoridades máximas, devendo circular apenas entre chefias de primeiro escalão.
O memorando funciona como documento para divulgação ampla ao público externo, servindo para informar a sociedade sobre decisões administrativas.