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O sucesso de uma reunião não depende somente da atuação do gestor, mas sim de um conjunto de procedimentos que o profissional de secretariado deve observar e colocar em prática. Um desses procedimento diz respeito a
providenciar a convocação dos participantes, não sendo necessário solicitar a confirmação de presença.
informar o nome dos participantes da reunião somente para aqueles convidados que não fazem parte da organização.
verificar, na fase de planejamento, a necessidade de distribuir algum material durante a reunião, certificando- se de que todos recebam.
transferir o horário da reunião, desconsiderando a necessidade de consultar a disponibilidade dos participantes.
delegar para a equipe de limpeza a organização da sala de reunião e a verificação de funcionamento dos equipamentos.