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Com um volume cada vez maior de documentos, os órgãos públicos necessitam estabelecer um processo de gerenciamento de conteúdo, por exemplo, conforme aprovado pela Association for Information and Image Management (AIIM), com foco nos 5 componentes principais de um Enterprise Content Management (ECM) que são:
capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar.
pesquisar, gerenciar, digitalizar, entregar e traduzir.
catalogar, especificar, capturar, classificar e gerenciar.
gerenciar, microfilmar, traduzir, coletar e preservar.
gerenciar, armazenar, digitalizar, traduzir e diferenciar.