Questões de Concursos

Documento antecedente é o documento que se junta a outro por tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa.

Sobre as etapas básicas da Gestão de Documentos, de acordo com Paes (2004, p.54), analise as afirmativas a seguir:

I- A primeira etapa, compreende a produção de documentos, que refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Em síntese, a gestão de documentos assumiu nas instituições papel tão relevante quanto a gestão de materiais e de recursos humanos, embora ainda não seja assim reconhecida.

II- A segunda etapa, compreende a utilização dos documentos, que inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

III- A última etapa, compreende a avaliação e a destinação de documentos, considerada talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

Está(ão) CORRETA(S) a(s) afirmativa(s):

Dentre os procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais, destaca-se a captura, que consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio das seguintes ações: registro; classificação; indexação; atribuição de restrição de acesso; arquivamento.

Atribuir responsabilidades conforme a hierarquia dos servidores e suas funções, garante a correta gestão arquivística de documentos. Uma vez que, os gestores designam os responsáveis por executar as atividades previstas no planeamento da gestão. Com base nessa assertiva, marque V para verdadeira ou F para falsa, nas seguintes afirmativas:

( ) A Direção ou Coordenação, conforme projeto de cargos e carreiras da instituição, é a unidade responsável pela implantação e execução da política de gestão arquivística de documentos. Além, do planejamento, organização que incluí a alocação de recursos humanos, materiais e financeiros, avaliação, controle e interação de todos na proposta de gestão arquivística.

( ) Os arquivos públicos podem ser geridos por qualquer pessoa, desde que designada pela alta administração.

( ) Assistente Técnico de Arquivo: é o responsável pelo projeto, desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação nos quais os documentos arquivísticos digitais são gerados e usados, e pela operacionalização dos sistemas de computação e de comunicação.

( ) Os responsáveis pelo uso e produção dos documentos arquivísticos, são denominados de Usuários finais.

( ) Quem planeja e organiza as tarefas de produção e organização de documentos pelas equipes, fazendo cumprir o programa de gestão de documentos da instituição, é o Gestor de sistema de informação.

No que se refere aos conceitos básicos sobre arquivo, analise as proposições abaixo e assinale (V) para Verdadeiro ou (F) para Falso.

( ) A administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins.

( ) Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é preservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades.

( ) Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

O conjunto de operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é o(a)

Um importante instrumento arquivístico na Gestão Pública, fundamental para a implantação da Gestão Documental e consequente da Gestão de Conteúdo, é resultante da avaliação que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quem dela necessitar. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final, eliminação ou guarda permanente, além das observações necessárias à sua compreensão e aplicação. Trata-se do instrumento

De uma política de gestão arquivística de documentos, é correto afirmar:

O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo, por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, visando à melhoria dos serviços arquivísticos, resgatando a função social que os arquivos devem ter e garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania, são objetivos de um(a)

Os documentos existentes no arquivo permanente podem retornar aos arquivos correntes.

São qualidades do documento arquivístico a serem cumpridas por um programa de gestão:

Em relação à gestão de documentos e observando os princípios da Teoria das Três Idades, é correto afirmar:

O registro de determinado documento consiste na identificação de pontos de acesso a esse documento.

Assinale a alternativa incorreta. A gestão documental é um conjunto de procedimentos técnicos capaz de tratar a informação arquivística desde os órgãos produtores até o seu destino final, a eliminação ou guarda permanente. Assinale a alternativa incorreta quanto ao que faz parte dos procedimentos técnicos da gestão arquivística de documentos:

De acordo com as Diretrizes para Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes definições:

( ) Comunicação assíncrona: comunicação que não ocorre ao mesmo tempo, não simultânea.

( ) Cópia autoritária: manifestação de um documento arquivístico considerado pelo produtor como sendo o documento arquivístico oficial.

( ) Aplicativo: sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores.

( ) Acessibilidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é chamado de:

O uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional foi normatizado pelo Decreto 8.539, de 08 de outubro de 2015. Para o atendimento ao disposto neste Decreto, os órgãos e as entidades da administração utilizarão sistemas informatizados para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos. De acordo com o Decreto, analise as afirmativas seguintes.

I Os sistemas deverão utilizar, preferencialmente, programas com código aberto e prover mecanismos para a verificação da autoria e da integridade dos documentos em processos administrativos eletrônicos.

II os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples não podem ser descartados após realizada a sua digitalização.

III A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas exclusivamente pelo certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), não existindo outro meio de comprovação de autoria e integridade.

IV Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente são considerados originais para todos os efeitos legais.

V Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópias simples.

Estão corretas