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Em um órgão público municipal, o setor de arquivo organiza os documentos produzidos e recebidos pelos diferentes departamentos, garantindo que sejam armazenados, preservados e disponibilizados conforme a necessidade da administração e da sociedade. O serviço de arquivo segue um ciclo de vida dos documentos, dividido em fases específicas que orientam sua gestão. Analise as afirmativas abaixo sobre as fases do serviço de arquivo:
l. Fase corrente: os documentos são utilizados com frequência para atender às demandas administrativas e decisões diárias.
Il. Fase intermediária: os documentos já não são de uso constante, mas ainda possuem valor administrativo, jurídico ou fiscal e precisam ser guardados de forma organizada.
III. Fase permanente: documentos com valor histórico, cultural ou probatório são preservados indefinidamente para consulta futura.
É correto o que se afirma em:
A
Il, apenas.
B
l e Ill, apenas.
C
I, II e III.
D
l e Il, apenas.
Entende-se por ciclo vital dos documentos, as sucessivas fases pelas quais passam os documentos de um arquivo, desde a
A
classificação, organização e eliminação.
B
aplicação, retenção e conservação.
C
criação, identificação e expedição.
D
distribuição, localização e recuperação.
E
produção, utilização e destinação final.
O esquema de metadados apresenta elementos relacionados somente a documento, classe, eventos de gestão do ciclo de vida, eventos de gestão do processo e eventos de gerenciamento da classe.
C
Certo
E
Errado
Em relação ao quadro apresentado, assinale a alternativa que apresenta o conjunto de atividades que compõem esse quadro
A
Gestão e ciclo de vida dos documentos.
B
Plano de classificação de documentos de arquivo.
C
Propriedades dos documentos de arquivo.
D
Classificação e análise de documentos.
E
Atividades da gestão de documentos.
A gestão documental na tesouraria assegura a preservação, o acesso e a confiabilidade das informações contábeis, fiscais e administrativas. Os prazos de guarda (temporalidade) desses documentos devem observar a legislação específica.
Considerando as regras de gestão documental aplicáveis ao setor público, avalie as afirmativas a seguir:
(__)Documentos contábeis e fiscais devem ser arquivados observando prazos de prescrição e decadência. Documentos relativos a tributos, por exemplo, devem ser guardados por no mínimo 5 anos, conforme estabelece o CTN (Código Tributário Nacional), podendo os Tribunais de Contas exigir prazos de guarda superiores para prestação de contas.
(__)A organização dos documentos deve facilitar sua recuperação, o que exige um sistema de protocolo, numeração sequencial, indexação (por tipo de documento, período, classificação orçamentária, etc.) e um arquivamento físico ordenado e/ou digitalização certificada.
(__)A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) não se aplica à administração pública, sendo permitido ao Tesoureiro divulgar livremente dados pessoais de servidores, fornecedores e cidadãos (como CPFs ou dados bancários) sem qualquer restrição de acesso ou segurança.
(__)Documentos digitalizados que utilizam uma certificação digital emitida no padrão da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) têm a mesma validade jurídica que os documentos originais em papel, conforme regulamentado pela Lei nº 12.682/2012.
Assinale a sequência correta:
A
V, V, F, V
B
V, F, V, F
C
V, V, F, F
D
F, V, F, V
A cadeia de custódia é essencial para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos arquivisticos ao longo de seu ciclo de vida, porque
A
permite a eliminação automática de documentos obsoletos após o prazo de retenção, dispensando a necessidade de revi são ou autorização adicional.
B
envolve a criação de backups digitais dos documentos arquivísticos, sem a necessidade de detalhar os registros das ações realizadas sobre os documentos originais.
C
permite a modificação de documentos arquivísticos por qualquer usuário autorizado, desde que a alteração seja documentada e aprovada por um responsável.
D
destina-se apenas a documentos digitais, não se estendendo a documentos físicos, uma vez que o controle físico é suficiente para garantir a segurança dos documentos.
E
assegura que todas as transferências, acessos e alterações nos documentos arquivísticos sejam rigorosamente registrados e monitorados, garantindo a rastreabilidade e a proteção contra adulterações.
Gestão de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos documentos produzidos por um órgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades, determinando aqueles que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, resultando em eficiência e economia de tempo e espaço, na racional utilização de recursos humanos, materiais e financeiros e na redução da massa documental produzida. A gestão de documentos tem como objetivo
A
assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos.
B
garantir que a informação esteja armazenada, protegida e de restrito acesso sempre.
C
contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda transitória, por seu valor probatório, científico e histórico.
D
assegurar a eliminação dos documentos, desde que digitalizados, ainda que tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.
Em um colégio estadual, o Secretário Escolar recebeu determinação da direção para avaliar o sistema de arquivamento físico e digital da instituição. O pedido surgiu após a constatação de extravios de históricos antigos e dificuldade de localização de documentos solicitados por ex-alunos. O servidor verificou que não havia critérios claros para classificação, guarda, temporalidade ou acesso às informações arquivadas. Com base nessas práticas de rotina, assinale a alternativa CORRETA sobre o planejamento e controle de documentos escolares.
A
A gestão de documentos escolares deve ocorrer apenas em formato digital, já que o formato físico perdeu validade institucional.
B
A organização documental deve ser conduzida sem considerar padrões técnicos de arquivologia, pois as escolas possuem autonomia para definir qualquer método.
C
O controle documental exige aplicação de critérios de classificação, temporalidade e conservação, garantindo integridade e rastreabilidade de todos os registros.
D
O arquivamento escolar deve priorizar exclusivamente documentos recentes, visto que arquivos antigos não são mais necessários para fins administrativos.
O Assistente Administrativo organiza o arquivo setorial. Considerando as fases do ciclo de vida dos documentos, o arquivo que guarda documentos de uso corrente, frequentemente consultados pelo setor que os produziu ou recebeu, denomina-se:
A
Arquivo permanente, que preserva documentos de valor histórico, probatório ou informativo de guarda definitiva.
B
Arquivo setorial, que armazena documentos de todos os setores da organização de forma centralizada e unificada.
C
Arquivo corrente, que mantém documentos em tramitação ou frequentemente consultados, junto ao setor de trabalho.
D
Arquivo intermediário, que guarda documentos com menor frequência de uso, aguardando destinação final.
E
Arquivo central, que concentra todos os documentos da instituição independentemente de sua idade ou frequência de uso.
Sobre ciclo vital dos documentos e avaliação arquivística, analise as afirmativas.
I. A fase corrente abrange uso administrativo intensivo e tramitação ativa com prazos regulados por rotinas institucionais.
II. A fase intermediária admite guarda com consultas esporádicas, condicionada a prazos de temporalidade e à destinação prevista.
III. A fase permanente consolida guarda definitiva, com descrição e instrumentos de pesquisa orientando acesso e difusão.
IV. A avaliação pode atribuir valores primários e secundários, articulando requisitos legais e interesse histórico-informacional.
V. A seleção exclui documentos de gestão por tempo superior ao ciclo administrativo, independentemente da Tabela de Temporalidade e Destinação.
Estão corretas as afirmativas:
A
I, II e III, apenas.
B
I, II, III e IV, apenas.
C
III e IV, apenas.
D
II, III e V, apenas.
E
I, II, III, IV e V.
A relação entre as etapas da gestão de documentos é melhor definida em:
A
A produção de documentos é a etapa final da gestão, precedida pela destinação, que determina o descarte imediato ou a guarda permanente, facilitando o fluxo documental.
B
A destinação de documentos deve ocorrer simultaneamente à produção. para garantir a conformidade com as politicas de preservação e eliminação.
C
O fluxo documental envolve exclusivamente a produção de documentos digitais, não impactando na fase de destinação dos documentos físicos.
D
O fluxo documental abrange desde a produção até a destinação, envolvendo o uso e a avaliação dos documentos para determinar sua conservação ou eliminação
E
A produção é o uso de documentos são atividades independentes e não afetam o fluxo documental nem a destinação dos documentos.
A arquivologia é a disciplina que estuda os princípios e práticas relacionadas à organização, gestão e preservação de documentos. A gestão documental é essencial para garantir a eficiência administrativa, a preservação da memória institucional e o acesso à informação. Com base nesses conceitos, todas as alternativas estão corretas sobre a arquivologia e a gestão documental, EXCETO:
A
O ciclo de vida dos documentos é dividido em três fases: corrente, intermediária e permanente, sendo que a fase corrente é destinada à preservação histórica.
B
A gestão documental contribui para a eficiência administrativa ao garantir que informações estejam acessíveis quando necessário.
C
A arquivologia visa organizar e preservar documentos, considerando seu ciclo de vida e importância histórica, administrativa e informacional.
D
A eliminação de documentos deve ser realizada de forma criteriosa, seguindo legislações e normas que garantam a preservação da memória institucional.
A ideia de que os documentos não são estáticos e têm uma vida similar aos de organismos biológicos, isto é, nascem, vivem e depois morrem, é o que caracteriza o records continuum.
C
Certo
E
Errado
Os prazos de guarda no arquivo intermediário são definidos conforme a legislação que regulamenta as atividades que deram origem aos documentos (prazos prescricionais) e as necessidades administrativas dos usuários diretos (prazos precaucionais).
C
Certo
E
Errado
No âmbito da Administração Pública, a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo são deveres essenciais para garantir a eficiência administrativa, a preservação da cultura, o desenvolvimento científico e a segurança jurídica. Considerando as normas e políticas vigentes, a quem compete o dever de realizar a gestão documental e assegurar proteção especial aos documentos de arquivo?
A
Aos órgãos de controle interno.
B
Analista Administrativo.
C
Profissionais de tecnologia da informação.
D
Departamento Jurídico.
E
Poder Público.
É correto afirmar que o ciclo vital dos documentos administrativos compreende as seguintes fases e definições de valores associadas:
A
os documentos apresentam valor funcional, administrativo e jurídico na fase corrente dos arquivos; na fase intermediária, podem ser consultados pelo produtor, mesmo que não apresentem esses valores; na fase permanente seus valores podem ser científicos, sociais e culturais, justificando a sua preservação.
B
os documentos apresentam valor funcional, administrativo e jurídico ao longo de todo o ciclo documental; nas fases intermediária e permanente serão mantidos somente se apresentarem valor probatório; esses documentos não serão consultados por quaisquer outros valores.
C
os documentos apresentam valor funcional, administrativo e jurídico nas fases intermediária e permanente; no momento de sua produção, no âmbito das ações e atividades administrativas, os seus valores não podem ser percebidos pelo gestor; na fase permanente os documentos conservam seus valores administrativos.
D
os documentos não apresentam valor funcional, administrativo e jurídico nas fases corrente, intermediária e permanente; os valores científico, social e cultural dos documentos, que justificam a sua preservação, serão decididos pelos usuários do serviço de arquivo; cabe ao gestor da instituição arquivística acompanhar todo o processo.
E
os documentos apresentam valor funcional, administrativo e jurídico na fase corrente dos arquivos; não existe mudança de valores entre as fases intermediária e permanente; os documentos ainda podem ser consultados pelo produtor nessas fases, sem a preocupação com os seus valores.
Uma das atividades do auxiliar administrativo é cuidar dos documentos em tramitação.
Assinale a alternativa que indica corretamente até quando esses documentos devem ser mantidos arquivo corrente.
A
Até completarem exatamente seis meses de existência.
B
Até serem solicitados pela auditoria interna.
C
Até atingirem volume superior a cinquenta folhas.
D
Até a conclusão do processo ou cumprimento de sua finalidade.
E
Até receberem aprovação expressa da chefia superior.
A adequada gestão documental é essencial para garantir a eficiência administrativa, a transparência e a preservação da memória institucional. A partir dessa informação e com base nas normas arquivísticas aplicáveis à Administração Pública, assinale a opção que apresenta um procedimento correto, quanto à organização e ao arquivamento de documentos.
A
Os documentos devem ser organizados conforme um plano de classificação que reflita as atividades e funções da instituição, observando os prazos de guarda definidos na tabela de temporalidade.
B
O arquivamento deve priorizar a ordem cronológica de produção dos documentos, independentemente do assunto ou da função administrativa a que se relacionem.
C
Documentos de caráter transitório podem ser eliminados sem registro, desde que não apresentem valor jurídico ou histórico aparente.
D
A transferência de documentos para o arquivo intermediário pode ocorrer a qualquer momento, conforme conveniência do setor produtor.
E
A digitalização de documentos elimina automaticamente a necessidade de preservação do suporte físico original, mesmo sem critérios de autenticidade e integridade definidos.
A gestão de documentos no setor público não se resume a guardar papéis; ela segue princípios arquivísticos rigorosos, como a Teoria das Três Idades (ou Ciclo de Vida dos Documentos). Essa teoria classifica os arquivos conforme a frequência de uso e o valor do documento, definindo seu destino, que pode ser a guarda temporária ou a permanente. Um Assistente de Comissões lida principalmente com documentos em sua primeira idade, mas deve entender o ciclo completo para o correto gerenciamento da informação. Assim, analise as afirmativas a seguir:
I.O Arquivo Corrente (ou de Primeira Idade) é composto por documentos em tramitação ou de uso muito frequente, que devem permanecer próximos aos setores que os produziram (ex: projetos de lei em análise nas comissões).
II.O Arquivo Permanente (ou de Terceira Idade) é onde os documentos são guardados por um prazo fixo (ex: 5 anos) para fins de consulta esporádica, sendo eliminados após esse período.
III.O Arquivo Intermediário (ou de Segunda Idade) abriga documentos que não são mais de uso corrente, mas que ainda precisam ser guardados por razões legais, fiscais ou administrativas, aguardando seu prazo de prescrição ou destinação final.
Assinale a alternativa que apresenta somente as proposições CORRETAS:
A
II e III.
B
I, II e III.
C
I e III.
D
I e II.
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. O registro esquemático do ciclo de vida documental da instituição, que determina os prazos de guarda dos documentos e quando será a transferência, a eliminação ou recolhimento dos documentos, recebe o nome de:
A
Tabela de temporalidade.
B
Gráfico de vida útil.
C
Fluxograma de acompanhamento.
D
Controle do ciclo operacional.
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