Questões de Concurso sobre Automação de arquivos

O volume de documentos e o longo prazo de guarda dos mesmos justificam a microfilmagem de substituição, que é aquela em que os originais em suporte de papel são eliminados.

A imagem de abertura de cada série de documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de redução e equipamento utilizado.

As cópias em papel de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão de ser autenticadas pela autoridade competente detentora do filme original.

A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação.

Os prontuários médicos, digitalizados ou microfilmados, devem, após a extinção do valor primário, ser mantidos permanentemente, ao passo que a versão em suporte de papel pode ser eliminada.

A preservação lógica do documento eletrônico tem por objetivo garantir a conversão dos formatos originais à medida que estes se tornam obsoletos. A migração de suporte é um dos métodos operacionais adotados com esse objetivo.

A microfilmagem deve ser adotada apenas nos documentos acumulados pela atividade-fim do órgão público ou empresa.

A obsolescência de software e hardware, que coloca em risco a preservação de documentos eletrônicos arquivísticos, pode ser atenuada com a reformatação.

Avalie as afirmativas apresentadas a seguir sobre o tema Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED):

I. Um sistema de GED economiza espaço físico e minimiza o custo de armazenamento do acervo.

II. A “Sociedade sem Papel” foi criada após o uso dos sistemas de GED.

III. Um sistema de GED deve garantir acesso irrestrito a todas as informações.

IV. Os softwares de OCR são capazes de identificar caracteres alfa-numéricos pelo seu formato.

Assinale:

A obsolescência de software e hardware é um dos principais problemas para a preservação dos documentos digitais.

A digitalização de documentos, ao contrário da microfilmagem, não permite o acesso múltiplo.

Os elementos de autenticidade de documentos eletrônicos estão fisicamente vinculados a eles.

Justifica-se a utilização de microfilmagem quando o percentual de documentos a serem eliminados for superior a 20%.

A Lei nº 5.433 de 8 de maio de 1969, regulamentada pelo Decreto no 1799 de 30 de janeiro de 1996, regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências, como a determinação de que a microfilmagem de qualquer espécie deverá ter o mínimo de cento e oitenta linhas por milímetro de definição com garantia da qualidade da imagem de reprodução e será feita sempre em filme

A tecnologia da informação induz o arquivista a reinterpretar o princípio da proveniência, transformando-o em um paradigma metodológico que focaliza uma ordem intelectual em vez de uma ordem física.

Na literatura arquivística, é unânime o reconhecimento de que o sucesso de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) depende fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

A informática separa a informação do suporte reconhecível, tornando difícil, dessa forma, a aplicação do princípio de respeito aos fundos e a organicidade na ordenação interna dos fundos.

Uma das vantagens de conversão do suporte tradicional (papel) em microfilme é o acesso múltiplo e simultâneo que este permite.

No processo de microfilmagem, o filme original e o filme cópia devem ser armazenados em locais distintos.

O modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos digitais (e-ARQ) é uma norma internacional ainda não adotada no Brasil.