Questões de Concurso sobre Automação de arquivos

A amostragem deve ser realizada nos conjuntos documentais selecionados para digitalização ou microfilmagem ou para guarda permanente.

A microfilmagem não pode ser entendida como um processo de preservação do original.

No caso de documentos eletrônicos, não é necessário transferir os dados para outros suportes, isto é, efetuar uma cópia em outros dispositivos de armazenamento. Porém, deve-se sempre converter os dados para um formato que convenha aos novos sistemas informáticos.

O uso da criptografia ou da assinatura digital pode garantir a validade jurídica do documento, porque as alterações feitas no documento serão identificadas automaticamente pelo sistema.

A perda da informação ocasionada pela obsolescência tecnológica e a falta de manutenção e tratamento dos documentos eletrônicos são fatores que põem em risco a segurança da informação arquivística.

A gestão do correio eletrônico ou de mensagens eletrônicas está fora do âmbito da gestão de documentos, pois essas mensagens eletrônicas não são consideradas arquivísticas.

A microfilmagem não abrange os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

A autenticidade do documento digital e a sua aceitação como prova estão relacionadas diretamente com o software e hardware utilizados para a produção dos documentos.

O documento eletrônico tem como vantagem a densidade máxima da informação em um suporte muito pequeno, no qual a mensagem terá de passar por reconstrução legível por máquina para ser entendida.

É aconselhável utilizar o processo de microfilmagem no caso de documentos com longo prazo de guarda.

A microfilmagem sistemática de séries ou de fundos inteiros deve ser efetuada em caráter excepcional.

O sítio da UnB na Internet é um exemplo de documento arquivístico digital.

Os atributos presentes na forma física e na intelectual do documento arquivístico eletrônico são, respectivamente:

O filme com os documentos microfilmados deve conter, obrigatoriamente, a imagem de abertura e, opcionalmente, o termo de encerramento.

O Open Archival Information System é um modelo de repositório de metadados de preservação aplicável a qualquer tipo de arquivo digital.

É possível a digitalização de documentos de necessidade imediata para consulta administrativa, jurídica ou técnica, mesmo que eles já tenham sido microfilmados.

Os novos formatos dos documentos eletrônicos possibilitam a dinamização da disseminação da informação, por meio, por exemplo, de serviços de alerta automáticos.

A legislação arquivística brasileira considera documento arquivístico digital aquele codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado em sistema computacional.

Os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital devem ser administrados por um sistema independente de gestão arquivística de documentos.

A recomendação para uso de microfilme é feita para os documentos com muito acesso, sem valor de prova ou com certificação digital.