Questões de Concurso sobre Automação de arquivos

Em um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico de documentos, metadados são estruturas padronizadas de informações sobre o documento (eletrônico ou não) que visam garantir sua documentabilidade e contribuir para a acessibilidade e preservação dos documentos.

O modelo tradicional de tratamento de documento para sua recuperação e uso apóia-se na representação do documento. A tecnologia da informação permite que todos os dados de representação de um documento sejam recuperados e, para garantia de maior eficácia, padrões de metadados têm sido estabelecidos. Entende-se por metadados:

A legislação brasileira define microfilme como o resultado do processo de reprodução de documentos, dados e imagens em filme, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Há muitas variações quanto às bases teóricas e práticas que permeiam as propostas de sistemas de gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos, o que justifica a desconfiança da comunidade arquivística internacional, que julga ser impossível garantir-se a fidedignidade e a autenticidade de documentos eletrônicos do ponto de vista da diplomática.

Para preservar documentos originais, que podem ser danificados através do manuseio, surgiu uma técnica de reprodução que substitui o suporte tradicional em papel. A essa técnica, denomina-se:

A legislação autoriza a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados em órgãos federais, estaduais ou municipais em todo o território nacional. Entretanto, os microfilmes não possuem valor jurídico e, portanto, não produzem efeitos legais.

Os microfilmes, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente desses filmes, produzem efeitos legais, em juízo ou fora dele, desde que realizados de acordo com a regulamentação.

Analise os seguintes itens relativos à preservação do patrimônio arquivístico digital.

( ) A preservação de longo prazo das informações digitais está seriamente ameaçada pela vida curta das mídias.

( ) A debilidade estrutural dos sistemas eletrônicos de informação torna difícil a preservação de longo prazo.

( ) A tecnologia digital é um meio mais frágil de armazenamento comparado com os meios tradicionais.

( ) A preservação da informação em formato digital não se limita ao domínio tecnológico, envolve questões administrativas, legais, políticas e econômicofinanceiras.

A quantidade dos itens corretos é igual a

Por questões de segurança das informações, a microfilmagem de documentos públicos ou de caráter público somente pode ser realizada nos próprios órgãos públicos, sendo vedada, em qualquer circunstância, a utilização de serviços de terceiros.

Os documentos em formato eletrônico (ou digital) não são considerados documentos de arquivo porque não estão sujeitos à legislação que regulamenta a política nacional de arquivos públicos e privados.

A definição de regras de workflow e a limitação de acesso à tecnologia que envolve o sistema — por meio de senhas, cartões magnéticos, impressões digitais e outros recursos — são consideradas medidas de prevenção necessárias para possibilitar certo grau de idoneidade a um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico.

Analise os seguintes itens relativos à microfilmagem de documentos.

( ) Os documentos de valor histórico poderão ser eliminados após a microfilmagem.

( ) Os microfilmes, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízo ou fora dele.

( ) Os documentos microfilmados poderão ser eliminados por incineração ou destruição mecânica.

( ) Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo.

A quantidade dos itens corretos é igual a

A preservação da informação em formato digital é um desafio, pois se trata de informação extremamente suscetível à degradação física e à obsolescência tecnológica — de hardware, software e formatos. Ações arquivísticas são necessárias para assegurar a integridade e a acessibilidade dos documentos eletrônicos, por meio dos recursos tecnológicos disponíveis à época em que ocorrer a utilização.

Um dos problemas enfrentados pelo arquivista em seu quotidiano refere-se à questão da deterioração e obsolescência ocorridos nos meios dos documentos eletrônicos. É muito comum a questão da migração da informação e é preciso que o arquivista esteja atento às alternativas que dizem respeito à recuperação dessas perdas. Para isso, deve-se estar pronto a utilizar programas que traduzem e/ou convergem sinais antigos ou simplesmente distintos para um sistema novo. Essa sistemática denomina-se:

Um arquivista é chamado a um centro de mocrofilmagem para dinamizar o fluxo de trabalho. O técnico em microfilmagem lhe explica que os recursos de comunicação utilizados em microfilmagem contêm informações pertinentes aos conteúdos das microformas, referindo-se assim à importância da utilização das:

O termo workflow é utilizado para designar as informações necessárias à atribuição de significado aos dados armazenados em um sistema de computador. Trata-se de um conjunto de informações anexadas ao documento eletrônico no momento em que o sistema recebe uma ordem para enviálo ou salvá-lo. Por meio do workflow, é possível identificarse o documento individualmente e estabelecer a sua relação com os demais documentos integrantes do dossiê.

Para garantir a segurança, é obrigatória a confecção de uma cópia do microfilme, que deve ser armazenada em local diferente do original.

Nos processos de criação, transmissão e preservação de documentos em formato digital, deve-se definir claramente procedimentos e estratégias de gestão arquivística de documentos, a fim de se garantir a produção e a manutenção de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis, compreensíveis e preserváveis.

Os documentos públicos oficiais digitalizados conservam seu valor jurídico desde que o processo de digitalização tenha sido realizado em órgãos públicos e cartórios autorizados e indicados em decreto de regulamentação.

Mesmo após a microfilmagem, nenhum documento original pode ser eliminado, sob pena de perda do valor probatório da informação.