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Segundo o Manual de Redação da Presidência da República: “Até a segunda edição deste Manual, havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o objetivo de uniformizá-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam o que chamamos de padrão ofício.”
Está determinado para utilização no Padrão Ofício que o (s)
cabeçalho, onde consta apenas o Brasão de armas da República e o nome do órgão principal, é utilizado em todas as páginas do documento, centralizado na área determinada pela formatação, com entrelinhas duplas.
documentos oficiais devem ser identificados; quanto ao tipo de expediente, deve ser por extenso, com apenas a primeira letra maiúscula e as demais minúsculas.
local e data do documento devem trazer o nome do mês com a inicial maiúscula e o texto deve estar alinhado a margem esquerda da página.
pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: “A Sua Excelência o Senhor” ou “A Sua Excelência a Senhora”.