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Sobre a Gestão de Documentos, mais especificamente sobre Arquivamento de Processo, analise as afirmações a seguir e marque a alternativa correta.
A
Uma vez arquivado, pode o processo voltar a tramitar, desde que haja solicitação da autoridade competente.
B
O arquivamento de processo é a ação pela qual uma autoridade, por meio de resolução de encerramento de processo, determina o encerramento de sua tramitação.
C
A custódia do todos os processo arquivado é de responsabilidade do setor de arquivo do Superior Tribunal Federal (STF). É este setor que guarda e armazena os processos em local adequado, de forma que sejam facilmente recuperados quando solicitados.
D
É admitido o arquivamento de processos apensados, exceto aqueles relacionados a imóveis, bancas, boxes, quiosques ou que tenha natureza similar.
E
Somente será transferido ao setor de arquivo o processo encerrado que contenha resolução de encaminhamento ao setor, emitido por autoridade competente, exarado na última folha, independentemente do código de autuação.
A gestão documental abrange desde a produção até a eliminação ou guarda permanente dos arquivos. Os documentos ou arquivos que ainda se encontram em tratamento ou continuam a ser utilizados e necessários no dia a dia, em razão de sua vigência ou potencialidade de uso para fins administrativos, são classificados como:
A
Intermediários.
B
Correntes.
C
Permanentes.
D
Inalteráveis.
O sistema de gerenciamento arquivístico de documentos é um sistema
A
organizado para cumprir com as funções específicas de criar, armazenar e acessar documentos para fins de provas.
B
organizado para criar e desenvolver mecanismos de digitalização, com vistas à eliminação após a digitalização dos documentos originais.
C
informatizado, organizado para criar, desenvolver e difundir a informação, independentemente do suporte, visando acabar com os documentos de papel e eliminar os documentos originais.
D
informatizado, organizado para criar, desenvolver e difundir a informação, sem se preocupar com a gestão documental.
E
de negócios, organizado para cumprir com as funções específicas de criar e difundir as informações de processos de trabalho.
Leia o texto a seguir.
“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”
Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. 1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017, p. 340.
Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:
A
O gerenciamento arquivístico e a política de gestão de documentos.
B
O plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos.
C
O programa de gestão de documentos e a governança arquivística.
D
O sistema de arquivos e a listagem descritiva.
O ciclo de vida dos documentos é utilizado como base teórica para os procedimentos relacionados à gestão de documentos, por isso os documentos devem passar por todas as fases arquivísticas, quais sejam: corrente, intermediária e permanente.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2023
Prova:
VUNESP - Prefeitura - Arquivista - 2023
No âmbito da digitalização de documentos arquivísticos, é correto afirmar que a gestão documental
A
é o escopo no qual deve estar inserido qualquer processo de digitalização de documentos bibliográficos utilizados como apoio técnico aos servidores públicos para o desenvolvimento de suas atividades.
B
quando adequadamente parametrizada e implantada na instituição, contribui com os procedimentos vinculados à captura dos representantes digitais e o controle de sua tramitação, arquivamento, avaliação e preservação.
C
no âmbito da classificação, estabelece os critérios e as ações relacionadas com a autorização e a execução da eliminação de documentos originais; sendo que, em alguns casos, a adoção de processos de digitalização para fins de substituição pode ser dispensada.
D
é necessária para análise de arquivos em fase intermediária, que aguardam os prazos de vigência e de precaução para sua eliminação, no sentido de ponderar se o tempo que resta justifica os custos de sua digitalização.
E
tem como objetivo a redução dos custos com a digitalização de documentos arquivísticos por meio de incentivos à produção de documentos arquivísticos nato-digitais em todas as instituições públicas, nas diversas áreas e instâncias de atuação, por meio de leis e decretos, há mais de trinta anos.
A prática adequada para a gestão de documentos em uma organização seria a de
A
guardar todos os documentos em papel para garantir sua segurança.
B
digitalizar todos os documentos e armazená-los em um único servidor.
C
armazenar os documentos de acordo com sua importância e necessidade de acesso.
D
deixar os documentos armazenados em locais aleatórios para facilitar o acesso.
E
preocupar-se apenas, e tão somente, em arquivar os documentos.
A respeito da gestão de documentos, julgue os seguintes itens.
I São objetivos da gestão de documentos a racionalização, a eficiência e a preservação da memória.
II A gestão de documentos deve garantir, por meio da preservação do acervo, que a documentação produzida esteja acessível a curto prazo.
III As principais atividades da gestão de documentos são realizadas no arquivo permanente.
Assinale a alternativa correta.
A
Apenas o item I está certo.
B
Apenas o item II está certo.
C
Apenas o item III está certo.
D
Apenas os itens I e II estão certos.
E
Apenas os itens I e III estão certos.
O gerenciamento adequado de documentos e arquivos é essencial para garantir a transparência, a responsabilidade e a preservação da memória institucional. No contexto atual, em que a informação é cada vez mais digitalizada, é necessário contar com sistemas e redes de informação arquivística que controlem o gerenciamento eficiente e seguro dos documentos eletrônicos. Para tanto, é importante adotar padrões e normas que orientem sua criação e operação, a exemplo do __________ , uma ferramenta de informação que tem a finalidade de capturar, administrar e disponibilizar o acesso a documentos arquivísticos ao longo do tempo.
Assinale a alternativa que corretamente completa a lacuna no excerto:
A
ISO 15489:2016
B
CPAD
C
ISO 3506-1
D
OAIS
E
EAC-CPF
Sobre a organização de um arquivo, julgue as seguintes afirmativas:
I. Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado.
II. Deve-se selecionar o material que será realmente arquivado, daquele que poderá ser descartado imediatamente, sem prejuízo para a instituição (como cópias, comunicados passageiros).
III. Deve-se dar entrada do documento no arquivo, para anular todas as possíveis controvérsias sobre a chegada do documento no arquivo.
IV. Deve-se registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os documentos que darão entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o que trata o documento para facilitar a localização.
São corretas as afirmativas:
A
I, II e III.
B
I, III e IV.
C
II e IV.
D
todas afirmativas estão corretas.
A gestão de documentos é muito importante nas organizações. Sobre os objetivos da gestão de documentos, é INCORRETO:
A
Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
B
Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for solicitada.
C
Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação.
D
Assegurar a eliminação dos documentos que apresentem valor primário (administrativo, fiscal, técnico, legal) ou valor secundário, ou seja, importância histórica para a pesquisa científica.
E
Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.
No que concerne ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, é correto afirmar que
A
traz características inovadoras de forma que o sucesso de implantação independa da incorporação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.
B
possui um conjunto de procedimentos e operações técnicas focado na descrição arquivística de documentos digitais.
C
se trata de sistema desenvolvido prioritariamente para otimizar o acesso e a recuperação de documentos arquivísticos.
D
apresenta ações aplicáveis a documentos convencionais, ao registrar suas referências, incorporando imagens digitalizadas e a documentos digitais.
E
processa eletronicamente material em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais separadamente em sistemas diferentes.
Ano:
2023
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na gestão de documentos, são destacadas três fases basilares: a produção; a utilização; e a destinação. Nesta última, serão determinados o valor e o prazo de guarda dos documentos.
C
Certo
E
Errado
Sobre a gestão de documentos, atribua V para item verdadeiro e F para item falso:
(__)É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
(__)A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais.
(__)É operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação de recursos informacionais, humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
(__)A gestão de documentos como pressuposto básico para a qualidade deve ser iniciada nos arquivos correntes e terminada nos intermediários visando preservar o patrimônio de guarda. As atividades em relação aos arquivos permanentes não fazem parte da gestão de documentos e sim apenas de almoxarifado.
Respondidos os itens, a sequência CORRETA é:
A
V-V-V-F.
B
V-V-V-V.
C
F-V-V-F.
D
F-V-V-V.
E
V-V-F-F.
No contexto do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, quer sejam digitais, físicos ou híbridos, as atribuições executadas nos arquivos intermediários incluem:
A
Criação do quadro de arranjo do acervo arquivístico
B
Elaboração dos instrumentos de pesquisa do acervo arquivístico.
C
Anuência aos usuários internos para consulta aos documentos e empréstimo ao órgão produtor dos mesmos.
D
Seguimento dos procedimentos dos documentos arquivísticos.
E
Levantamento de documentos arquivísticos.
Em relação à gestão documental e aos aspectos gerais dos arquivos públicos, julgue os próximos itens.
I Podem ser considerados arquivo público os conjuntos de documentos produzidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
II A gestão documental e a preservação de arquivos têm a finalidade de apoiar a administração, a cultura e o desenvolvimento científico, por exemplo.
III Os documentos públicos são classificados em correntes, intermediários, permanentes e eliminados.
Assinale a opção correta.
A
Nenhum item está certo.
B
Apenas o item I está certo.
C
Apenas o item III está certo.
D
Apenas os itens I e II estão certos.
E
Apenas os itens II e III estão certos.
A gestão de documentos possui quatro níveis de aplicação. Aquele que estabelece que os órgãos devem contar, no mínimo, com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública os de valor permanente, é chamado de nível:
A
mínimo ampliado
B
intermediário
C
máximo
D
mínimo
São benefícios da gestão documental:
I. Simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documentos.
II. Eliminação criteriosa dos documentos desprovidos de valor que justifiquem sua guarda.
III. Garantia de acesso às informações e documentos públicos.
IV. Agilidade no processo de tomada de decisões.
São corretas as seguintes afirmativas:
A
I, II e III.
B
II, III e IV.
C
I e IV.
D
todas afirmativas estão corretas.
A técnica de follow-up no dia a dia do secretário pode contribuir para a verificação de algumas pendências, uma vez que
A
alguns assuntos necessitam providências a posteriori, não podendo ser arquivados ou esquecidos.
B
determinados documentos pessoais devem ser classificados a priori para arquivamento.
C
alguns documentos necessitam de uma planilha específica para inserir dados referentes a despesas.
D
os originais referentes a contratos de fornecedores devem ser separados até a entrega dos materiais.
E
algumas tarefas demandam dados que precisam estar registrados em fichas para rápida consulta.
Arquivos públicos podem ser entendidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por organizações públicas em decorrência do exercício de suas funções.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado