Questões de Concursos

“O gerenciamento de documentos de arquivo baseia-se nos seguintes princípios: a) produção, captura e gerenciamento de documentos de arquivo são partes integrantes da realização de negócios, em qualquer contexto; b) documentos de arquivo, independentemente da forma ou estrutura, são a prova oficial de negócios, quando eles possuem as características de autenticidade, confiabilidade, integridade e usabilidade; c) documentos de arquivo consistem em informação e metadados, que descrevem seu contexto, conteúdo e estrutura, bem como a sua gestão ao longo do tempo; d) decisões relativas à produção, captura e gerenciamento de documentos de arquivo têm como base a análise e avaliação de riscos das atividades de negócio, em seus contextos de negócios, legais, regulatórios e societários” (ABNT ISO 15489-1:2018).

Com base no texto e em seus conhecimentos a respeito da gestão de documentos, avalie quais afirmativas são verdadeiras (V) e quais são falsas (F).

( ) Um sistema de gestão de documentos busca permitir a eficiência e eficácia na produção documental e facilitar o acesso aos documentos.

( ) Um sistema de gestão dos documentos tem com objetivo apenas a eliminação de documentos.

( ) A construção de uma Tabela de Temporalidade Documental é uma das etapas fundamentais do processo de construção de um sistema de gestão de documentos.

( ) A construção de um sistema de gestão de documentos não necessita de elaboração de diretrizes e políticas de gestão.

( ) A preservação de documentos digitais não deve ser levada em consideração em um sistema de gestão de documentos.

A sequência que preenche respectiva e corretamente os parênteses é:

Embora a distribuição de documentos seja feita pelo protocolo, sua tramitação fica a cargo do arquivo intermediário.

A gestão do conhecimento nas organizações pode ser realizada de diversas maneiras e por meio de várias ferramentas, como por exemplo através da construção de manuais administrativos. Ao se elaborar um manual administrativo, deve-se considerar:

I. Definir o objetivo do manual.

II. Definir o público a quem se destina o manual.

III. Descrever as etapas a serem seguidas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada.

IV. Redigir o manual com linguagem clara e objetiva.

É CORRETO o que se afirma em:

Nas organizações públicas e privadas, a _________________ tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de ________________ nas empresas.

Os termos que respectivamente completam de forma CORRETA as lacunas acima são:

De acordo com a Unesco – Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura, a aplicação de um programa de gestão de documentos pode se dar em quatro níveis.

O nível no qual a instituição conta ao menos com programas de retenção e eliminação de documentos e define procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente é o

A respeito da gestão arquivística de documentos digitais, analise as assertivas abaixo:

I. O e-Arq Brasil é claro quando afirma que não há divergências entre sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos e sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, pois ambos são utilizados para a organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade.

II. Alguns requisitos são característicos de um SIGAD, conforme orientações emanadas pelo e-Arq Brasil, tais como: digitalização, armazenamento, catalogação, indexação e recuperação de documentos arquivísticos.

III. As recomendações do e-Arq Brasil são especialmente dirigidas para fornecedores e programadores, profissionais da gestão arquivística de documentos, usuários de um SIGAD, potenciais usuários de um SIGAD, potenciais compradores de serviços externos de gestão de documentos, organizações de formação e instituições acadêmicas.

IV. É facultativa a definição de uma política de gestão arquivística de documentos quando da implantação de um sistema de gestão arquivística de documentos, no âmbito dos órgãos e entidades públicas.

Quais estão corretas?

Em relação à Gestão de Arquivos nas organizações públicas, coloque V para verdadeiro e F para falso:

( ) A gestão de arquivos tem como objetivo o armazenamento adequado e organizado de informações.

( ) A gestão de arquivos busca aprimorar o processo de busca por informações.

( ) Práticas de recebimento e transmissão de informações têm como objetivo importante organizar e melhorar o fluxo de informações que ocorre dentro das organizações.

( ) Políticas de recebimento e transmissão de informações representam um processo importante em organizações de grande porte, mas não são relevantes em repartições públicas de municípios pequenos.

A alternativa que apresenta de forma CORRETA a classificação das afirmações acima é:

A literatura oferece duas formas de fazer avaliação de documentos: a teoria dos valores, de Schellenberg, e a macroavaliação, de Cook. Nesse sentido, é correto afirmar que o que caracteriza o método da macroavaliação é

Em relação à gestão de documentos, assinale a opção correta.

Protocolo é a atividade ligada à entrada de documentos em um organismo.

A respeito da gestão de documentos, assinale a alternativa correta.

A base da gestão de documentos de arquivo são os sistemas de documentos de arquivo, cujos objetivos incluem a interoperabilidade para apoiar a interação com outros sistemas.

Os primeiros conceitos sobre gestão de documentos, segundo Holanda (2007), foram elaborados nos Estados Unidos, por volta dos anos de 1940, iniciando-se a partir de uma ótica nitidamente administrativa e econômica, do que arquivística, pois tratava-se de otimizar o funcionamento da administração. Com base nessa temática, analise as assertivas abaixo:

I. A gestão de documentos de arquivo é compreendida como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, catalogação, difusão e acesso de documentos arquivísticos, independente da natureza e o formato dos documentos.

II. Dentro da etimologia das palavras Records Management, no âmbito dos EUA, Inglaterra, Canadá e Austrália, o objeto da gestão documental, segundo observa Jardim (2013), destacam-se as atividades de produção, manutenção, uso e destinação de documentos.

III. A gestão de documentos de arquivos no Brasil passa a ser parte de uma política nacional de arquivos públicos e privados a partir da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, quando se torna um dever do Poder Público, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

IV. A gestão documental, tal como observa Rodrigues (2013), tem relação direta com o controle do ciclo de vida dos documentos, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e na segunda idade.

Quais estão corretas?

Em relação às operações e ações no processo de gestão de documentos e arquivo, relacione as colunas 1 e 2 abaixo.

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Coluna 1 Operação/ação

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1. Arranjo

2. Apensação

3. Descrição

4. Suporte

5. Tramitação

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Coluna 2 Definição

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( ) Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.

( ) Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se de diferentes métodos.

( ) Material sobre o qual são registradas as informações.

( ) Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

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Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), trata-se do “conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos.”

Sobre o exposto, é CORRETO afirmar que se trata do conceito de:

Em um sistema de gerenciamento de documentos, é possível fazer a gestão documental de processos híbridos.

Para que se garanta uma gestão arquivística de documentos completa em sistemas informatizados, são considerados IMPRESCINDÍVEIS os seguintes requisitos:

A gestão de documentos prevê a organização dos documentos considerando o ciclo de vida dos mesmos, que se referem aos objetivos mediatos ou imediatos para os quais o documento foi produzido e/ou recebido no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio.

Quanto aos estágios de sua evolução, os arquivos classificam-se em:

Sobre gestão documental, assinale a alternativa correta.

Analise as seguintes assertivas:

I – Aumento do acúmulo de dados digitais.

II – Otimização do processo de busca por informações importantes.

III – Redução do acúmulo de dados físicos.

IV – Criação de barreiras que dificultem a consulta de dados.

V – Preservação adequada de documentos e arquivos importantes.

A alternativa que apresenta de forma COMPLETA e CORRETA os benefícios obtidos com um programa que lide de forma eficiente com arquivos e documentos em uma organização pública é: