Questões de Concursos

Sobre os conceitos básicos de arquivamento, leia as afirmativas.

I. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição.

II. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária.

III. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.

IV. Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

V. Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente.

Está incorreto o que se afirma em:

A gestão de documentos engloba o tratamento da documentação na fase de arquivamento permanente.

“Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”

(Carta Magna, Constituição Federal, Artigo 216, § 2º).

A Gestão Documental é requerida por Lei e prevista na Constituição Federal, visando garantir o fornecimento de evidências, a condução transparente das atividades e o controle de informações.

Observe as sentenças:

I – O pleno exercício da democracia é assegurado através da Gestão Documental que provê acesso a todos os cidadãos, inclusive os naturalizados.

II – A transparência das ações administrativas e o controle dos acessos por parte dos servidores públicos é uma das mais importantes funções da Gestão Documental.

III – A racionalização da produção de documentos, com vistas a uma política sustentável e o auxílio da preservação das reservas naturais do planeta são incentivados pela Gestão Documental.

IV – A criação de procedimentos de avaliação, transferência, guarda, recolhimento e eliminação de documentos é um dos principais objetivos da Gestão Documental.

V – O patrimônio documental de guarda permanente permanece preservado pela Gestão Documental.

Dentre as sentenças apresentadas, assinale a ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA sobre os objetivos da Gestão Documental:

O acesso à informação é um direito constitucional regulamentado há poucos anos no Brasil; esse direito, para ser cumprido na sua totalidade, demanda o desenvolvimento de programas de gestão de documentos.

De acordo com a Organização das Nações Unidas – ONU, é possível identificar a mensagem de correio eletrônico como documento arquivístico. Os autores da referida publicação destacam algumas situações e estabelecem que a mensagem de correio eletrônico pode ser considerada documento arquivístico, quando é:

Existem diferentes elementos envolvidos na troca de mensagens eletrônicas.Todos os elementos destacados na publicação mencionada, estão agrupados em:

Com relação à organização e gestão de documentos e arquivos, analise as afirmativas a seguir.

I. O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.

II. O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração.

III. O número e a variedade de documentos de uma instituição exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento para os usuários.

IV. O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da instituição, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados.

V. As normas de classificação dos documentos não devem ser muito rígidas, para facilitar a atividade de arquivamento.

Estão CORRETAS as afirmativas

Considere uma instituição pública que tem programas de retenção e eliminação de documentos, e que segue procedimentos estabelecidos para recolher à instituição arquivística pública os de valor permanente. Tal instituição se encontra no seguinte nível de aplicação da gestão de documentos:

A fim de garantir uma gestão eficaz de documentos, instrumentos específicos são utilizados para imprimir maior agilidade e precisão, de forma simples e racional ao processo.

Sobre o enunciado, assinale a ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA que apresenta os principais instrumentos utilizados na Gestão Documental:

Com relação à gestão de documentos, pode-se afirmar que:

A metodologia utilizada para elaborar instrumentos de classificação dos documentos de atividades meio e fim de uma instituição é diferenciada, visto que são documentos com naturezas distintas.

De acordo com a terminologia arquivística, a atividade da gestão de documentos que corresponde à “análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria do assunto sob o qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos” é chamada:

Para Rondinelli (2002), uma das táticas para satisfazer os requisitos funcionais para o gerenciamento arquivístico de documentos, cuja definição refere-se às determinações sobre uso e criação do sistema de gerenciamento arquivístico de documentos, é conhecida como:

Beck (2005) divide o planejamento de preservação de documentos em três etapas. Assinale a opção que apresenta a etapa com o seu respectivo significado que propicia o estabelecimento de políticas de preservação, como microfilmagem e digitalização, acondicionamento e gestão documental com qualidade arquivística.

São considerados instrumentos técnicos eficientes para um programa de gestão de documentos:

Bernardes (1998) descreve a gestão de documentos como o conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até seu destino final. Sobre o tema, leia as afirmativas.

I. A gestão de documentos visa à eficiência administrativa. racionalização e eficiência administrativa.

II. A gestão de documentos visa à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.

III. O ciclo de vida dos documentos é dividido em três idades: Arquivo corrente, Arquivo central e Arquivo permanente.

IV. A gestão pressupõe uma intervenção no ciclo de vida dos documentos.

Está correto o que se afirma em:

Considere as afirmativas abaixo a respeito da gestão documental.

I – A fase da gestão de documentos, a qual o arquivista participa da seleção de recursos humanos para a área arquivística é a de produção.

II – As atividades de protocolo estão relacionadas à fase da gestão de documentos conhecida como produção.

III - Para uma destinação adequada, recomenda-se que a comissão permanente de avaliação documental realiza o processo de avaliação na fase intermediária e um de seus objetivos é o aumento no índice de recuperação da informação.

Assinale a alternativa correta:

A Gestão de Documentos teve sua origem por meio:

Considere as seguintes afirmações de Rondinelli (2002) que descrevem as condições propícias ao surgimento do conceito de gestão de documentos, suas características, e consequências de suas aplicações.

I- O aumento de volume de documentos produzidos pelas instituições públicas deve ser racionalizado, para viabilizar a capacidade gerencial e decisória da empresa.

II- A gestão de documentos consiste no conjunto de procedimentos que garantem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas, para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

III- O conceito de ciclo vital provocou uma cisão profissional, nos países anglo-saxões, visto que paralelamente à figura do arquivista foi criado o cargo de administrador de documentos.

IV- A arquivologia iniciou um longo processo de revisão dos seus princípios e métodos, a partir da década de 1980, quando os documentos eletrônicos passaram a ser amplamente utilizados pelas instituições públicas.

V- A gestão de documentos engloba tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho worflow, processamento de formulários, indexação, dentre outras atividades.

Estão corretas apenas as afirmativas

A função arquivística denominada criação de documentos é operacionalizada na fase de produção do programa de gestão de documentos.