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Questões de Concurso sobre Classificação dos Documentos
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O setor de protocolo desempenha papel essencial na gestão documental da Administração Pública, assegurando o controle e a tramitação adequada dos documentos que circulam entre os diversos setores. Sobre os procedimentos de protocolo, que envolvem recepção, classificação, registro, transmissão, distribuição e arquivamento, assinale a alternativa correta.
A
A recepção é a última etapa do protocolo, responsável por guardar o documento após o seu uso administrativo.
B
A classificação tem como finalidade identificar o assunto e a natureza do documento, facilitando seu controle e posterior arquivamento.
C
O registro consiste em eliminar documentos considerados irrelevantes para a administração pública.
D
A distribuição é realizada antes do registro e da classificação, visando garantir a celeridade do processo administrativo.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Após a digitalização, os documentos somente podem ser eliminados se classificados, e em consonância com a destinação prevista nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos.
C
Certo
E
Errado
As funções arquivísticas referem-se às atividades ou operações realizadas no âmbito da gestão de arquivos, com o objetivo de garantir o adequado tratamento, organização, preservação e acesso aos documentos. Assinale a alternativa correspondente a função arquivística que cria um sistema de ordenamento e descrição de documentos para garantir a padronização e a compreensão do conteúdo.
A
Digitalização e Arquivos Digitais de arquivos.
B
Eliminação Documental de arquivos.
C
Classificação e Organização de arquivos.
D
Comparativo de arquivos.
A eficiência da administração pública depende fundamentalmente da sistematização do controle documental, assegurando acompanhamento integral desde o ingresso até a destinação final. O monitoramento adequado previne perdas e agiliza decisões administrativas. A sequência operacional que garante controle efetivo na gestão protocolada é:
A
Arquivamento imediato posterior à numeração sequencial dispensando etapas classificatórias intermediárias.
B
Conversão digital compulsória com subsequente descarte dos originais físicos recepcionados.
C
Ingresso controlado, registro sistemático, codificação classificatória e direcionamento setorial, assegurando rastreamento completo e tramitação organizada.
D
Classificação por relevância subjetiva com distribuição condicionada à disponibilidade setorial.
E
Encaminhamento direto aos destinatários dispensando registros intermediários para acelerar processamento.
De acordo com a Instrução Normativa APE/SAESP, n.º 1, de 10 de março de 2009, o controle de acesso aos ___________________ deve prever a classificação da informação quanto ao seu grau de sigilo, bem como a utilização de procedimentos adicionais de segurança, tais como assinatura e ___________________, criptografia ou mesmo a guarda de documentos fora da rede.
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas.
A
documentos / chaves públicas
B
arquivos / certificação digitais
C
documentos digitais sigilosos / certificação digitais
D
bancos de dados / metadados
E
softwares / chaves públicas
A Secretaria Municipal de Cultura identificou, em sua hemeroteca, registros documentais de valor histórico, como ofícios do início do século XX e correspondências assinadas por personalidades marcantes da cidade. O setor de arquivo, por sua vez, propôs transferir esses documentos para uma unidade que garantisse preservação permanente, mediante critérios técnicos. Com base na legislação arquivística brasileira e nos princípios da gestão documental, a medida mais adequada para o tratamento desse acervo seria:
A
enviar os documentos a um museu, pois são peças históricas
B
incinerar os documentos após digitalização, pois o conteúdo é o que importa
C
encaminhar ao arquivo permanente, observando critérios de valor secundário
D
reclassificar os documentos como intermediários por serem pouco consultados
Na gestão de documentos, os que têm o valor primário são aqueles estabelecidos em função do grau de importância que o documento tem para a entidade que o acumulou. Considerando isso, é INCORRETO afirmar que são os documentos que:
A
Retratam a origem, organização, reforma e história de uma administração.
B
Envolvem política e métodos e são necessários para a execução de atividades do órgão.
C
Referem-se a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesas geradas.
D
Englobam os direitos a curto ou a longo prazo do governo ou dos cidadãos e que produzem efeito perante os tribunais.
Um servidor responsável pelo arquivo da Câmara está organizando os documentos legislativos referentes às sessões plenárias realizadas entre 2020 e 2023. Considerando que esses documentos são consultados apenas ocasionalmente, eles devem ser classificados como:
A
Arquivo intermediário.
B
Documentação inativa e eliminável.
C
Arquivo permanente.
D
Arquivo corrente.
A Arquivologia é a ciência que estuda os princípios e técnicas para o gerenciamento de documentos, garantindo a organização, preservação e recuperação da informação. Considerando os conceitos fundamentais da Arquivologia, assinale a alternativa correta:
A
Os arquivos se classificam, quanto à sua natureza, em correntes, intermediários e permanentes, sendo que os arquivos permanentes são aqueles que ainda possuem valor administrativo e são consultados com frequência pelos órgãos responsáveis.
B
O princípio da proveniência estabelece que os documentos arquivísticos devem ser organizados por assunto, independentemente do órgão ou entidade que os produziu, facilitando a recuperação da informação.
C
O arquivamento de documentos pode seguir diferentes métodos, sendo os mais utilizados: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico, cada um adequado a diferentes tipos de organização e consulta.
D
A destinação de documentos arquivísticos deve ser feita exclusivamente pelos funcionários responsáveis pelo manuseio diário dos arquivos, pois são os que melhor conhecem a frequência de uso de cada documento, sem necessidade de seguir normas técnicas.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Nas organizações, os arquivos são classificados em função do seu estágio de evolução. Considerando essa informação, assinale a opção que apresenta corretamente a designação do tipo de arquivo que engloba a guarda da documentação mais atual, frequentemente consultada, e pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta pelos colaboradores da organização.
A
arquivo de primeira idade ou corrente
B
arquivo de segunda idade ou intermediário
C
arquivo de terceira idade ou permanente
D
arquivo de segunda idade ou corrente
E
arquivo de terceira ou intermediário
Marque o item que indica qual é a função arquivística que recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais.
A
Destinação
B
Avaliação
C
Reprodução
D
Tramitação
E
Classificação
Considerando os objetivos e a aplicação do Plano de Classificação de Documentos no ambiente de trabalho da Câmara Municipal de Paraíba do Sul, o principal benefício que esse instrumento oferece à gestão arquivística é o de:
A
padronizar a eliminação de todos os documentos de valor secundário, independentemente de sua função administrativa ou de seu conteúdo.
B
determinar a tipologia documental dos atos administrativos e garantir a sua validade jurídica perante o Tribunal de Contas.
C
assegurar o período de retenção do documento na Fase Corrente, estabelecendo o momento preciso da sua transferência para a Fase Intermediária.
D
organizar os documentos em séries e subséries, permitindo a pesquisa e a recuperação da informação pelo assunto ou função que a gerou.
Durante a revisão do arquivo técnico da secretaria, identificou-se a necessidade de implementar melhorias nos modelos de etiquetas utilizadas para organização. Sobre as etiquetas em arquivos físicos, marque a alternativa correta:
A
Devem ser padronizadas para facilitar a recuperação e identificação de documentos.
B
São dispensáveis em sistemas de arquivamento temático.
C
Limitam-se à identificação de documentos confidenciais.
D
Devem ser utilizadas apenas em métodos de arquivamento cronológico.
Na classificação de segurança, os sigilos fiscal, bancário, de telefonia etc. dos documentos devem ser identificados para receberem a proteção adequada quanto a acesso.
C
Certo
E
Errado
A prefeitura municipal de certo município implementou um sistema integrado de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para otimizar a organização, a preservação e o acesso às informações públicas, assegurando maior eficiência administrativa e atendimento aos princípios da Administração Pública. Nesse contexto, a adoção de políticas e práticas de gestão documental deve observar os fundamentos arquivísticos que orientam produção, tramitação, uso, avaliação e destinação final dos documentos públicos. Está em conformidade com os princípios legais e técnicos da gestão documental e arquivística no serviço público o que se afirma em:
A
A transparência e o acesso público aos documentos devem ser restritos, permitindo sua divulgação apenas mediante autorização expressa do titular do órgão público responsável.
B
A gestão de documentos na Administração Pública deve focar exclusivamente na preservação dos documentos físicos originais, dispensando sistemas eletrônicos de controle e arquivamento digital.
C
A classificação dos documentos deve ser realizada com base em sua função e valor administrativo, fiscal, jurídico ou histórico, visando garantir a adequada destinação final conforme a legislação vigente.
D
O gerenciamento eletrônico de documentos deve priorizar a eliminação imediata de documentos digitais após sua produção, para reduzir custos de armazenamento, independentemente do prazo legal de guarda.
Como são chamados os documentos que aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda definitiva:
A
Definitivos
B
Intermediários
C
Públicos
D
Correntes
Um funcionário deve cuidar da conservação e organização de documentos, utilizando a Tabela de Temporalidade Documental. Assinale a alternativa que define corretamente essa atividade.
A
Classificação e arquivamento de documentos conforme prazos de guarda.
B
Redação de ofícios e memorandos internos.
C
Distribuição de processos administrativos.
D
Atendimento presencial ao público
Sobre análise tipológica de documentos arquivísticos, a
A
análise tipológica é uma ferramenta exclusiva para a preservação de documentos históricos, não se aplicando aos arquivos correntes.
B
tipologia documental agrupa documentos pelo seu formato físico e material de suporte, sem levar em conta seu conteúdo,
C
análise tipológica identifica, descreve e classifica os documentos com base em suas funções e processos administrativos específicos
D
análise tipológica considera a estrutura dos documentos, desconsiderando o contexto de produção e a função administrativa.
E
tipologia documental é irrelevante para a gestão de documentos eletrônicos, sendo aplicável apenas a documentos em suporte papel.
Nas empresas, um documento pode ser classificado pelo seu valor.
Nesse sentido, assinale a alternativa que apresenta corretamente a classificação por valor do documento.
A
Valor histórico e provisório (registros e práticos): refere‑se à sua validade e importância temporal, respectivamente.
B
Valor estratégico ou valor operacional (planos estratégicos ou orientações técnicas): refere‑se ao seu nível na hierarquia.
C
Valor primário e valor secundário (uso administrativo ou uso para pesquisa, respectivamente): refere‑se à sua forma de uso.
D
Valor oficial e ordinário (documento formalizado / registrado ou documentos de uso momentâneo, respectivamente): refere‑se ao peso atribuído ao tipo.
O método de arquivamento variadex é um sistema de classificação que utiliza cores e letras para identificar os documentos, facilitando a organização e a localização dos arquivos. Esse método é frequentemente utilizado em empresas e órgãos públicos que possuem um grande volume de documentos e necessitam de um sistema de arquivamento flexível e de fácil aplicação. Assinale a alternativa que apresenta uma vantagem do método variadex em relação a outros métodos de arquivamento.
A
Permite a organização dos documentos em ordem cronológica, facilitando a busca por data.
B
É um método simples e de fácil aplicação, que não requer treinamento especializado.
C
Permite a organização dos documentos por assunto, facilitando a busca por tema.
D
Permite a organização dos documentos em ordem alfabética, facilitando a busca por nome.
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