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Questões de Concurso sobre Classificação dos Documentos
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Ao organizar arquivos correntes de um setor, a estratégia CORRETA para facilitar acesso e preservação é:
A
Empilhar documentos sem classificação para agilizar o arquivamento físico.
B
Destruir documentos antigos sem verificar tabela de temporalidade para liberar espaço.
C
Manter todos os documentos indefinidamente sem critério para evitar qualquer risco.
D
Adotar classificação por assunto e data, usar índices e respeitar tabela de temporalidade documental, além de manter backups digitais quando aplicável.
Tognoli (2014) elaborou um quadro importante para apresentar um método padrão de análise diplomática, considerando um conjunto de padrões e elementos essenciais a este trabalho, que pode ser bastante importante para o contexto arquivístico. No método, constam a espécie documental, o tipo documental, a categoria documental, a natureza do ato, entre outros. Considerando esse método, relacione a Coluna 1 à Coluna 2, associando as categorias aos seus respectivos elementos.
Coluna 1
1. Natureza do ato.
2. Categoria documental.
3. Elemento externo.
4. Elemento interno.
Coluna 2
( ) Tipo de escrita.
( ) Texto.
( ) Público.
( ) Probatório.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
A
1 – 2 – 3 – 4.
B
3 – 1 – 4 – 2.
C
3 – 4 – 1 – 2.
D
4 – 2 – 1 – 3.
E
4 – 3 – 2 – 1.
Sobre os arquivos correntes, assinale a alternativa correta.
A
Referem-se a documentos de valor permanente que já foram totalmente analisados.
B
Correspondem a documentos em uso frequente que se encontram nos setores que os produziram.
C
São compostos apenas por documentos eletrônicos de difícil acesso.
D
São documentos armazenados em instituições de guarda definitiva, como museus.
E
Contêm apenas documentos com valor histórico e não administrativo.
Um dos objetivos da função arquivística de classificação é estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos.
C
Certo
E
Errado
A atribuição de um descritor ou código aos documentos com base no seu assunto e o agrupamento dos documentos sob um mesmo tema para facilitar o acesso e a organização são tarefas do setor de protocolo que se denomina
A
recepção de documentos.
B
classificação de documentos.
C
registro de documentos.
D
distribuição de documentos.
E
arquivamento de documentos.
O conjunto total de documentos de um arquivo é denominado
A
armazenamento.
B
acervo.
C
processo.
D
acondicionamento.
E
depósito.
Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração da listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de eliminação, de acordo com a legislação vigente, devendo obedecer aos seguintes princípios, EXCETO:
A
A eliminação deve sempre ser autorizada pela autoridade arquivística na sua esfera de competência.
B
Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, sob litígio ou investigação, ou classificados em quaisquer graus de sigilo, podem ser destruídos pela autoridade máxima do órgão.
C
A eliminação deve ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer informação confidencial contida nos documentos eliminados, como, por exemplo, dados de identificação pessoal ou assinatura.
D
Todas as cópias dos documentos eliminados, inclusive cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, devem ser destruídas.
Segundo o Moreq-Jus, constitui requisito obrigatório permitir a classificação dos documentos e processos/dossiês somente nas classes ou níveis específicos autorizados.
C
Certo
E
Errado
Entre as finalidades do plano de classificação estão a de representar o contexto de produção dos documentos, a de facilitar a pesquisa e o acesso aos documentos e a de definir o prazo de guarda dos documentos.
C
Certo
E
Errado
Dentre os elementos de descrição da Norma Brasileira de Descrição Arquivística, sete são obrigatórios. Assinale a alternativa que NÃO apresenta um elemento obrigatório.
A
Nível de descrição
B
Acervo
C
Dimensão e suporte
D
Título
O Glossário dos Documentos Arquivísticos Digitais, atualizado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), em 2020, define a relação orgânica dos documentos arquivísticos como as “relações que um documento mantém com os demais documentos arquivísticos do órgão ou entidade e que refletem suas funções e atividades. Os documentos arquivísticos não são coletados artificialmente, mas estão ligados uns aos outros por um elo que se materializa por meio do registro ou do plano de classificação ou do arquivamento, que os contextualiza no conjunto ao qual pertencem. Os documentos arquivísticos apresentam um conjunto de relações que devem ser mantidas”.
Para estabelecer diretivas às descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção de arquivos, o Conselho Internacional de Arquivos publicou a
A
ISAD(G).
B
ISAAR(CPF).
C
ISDIAH.
D
ISDF.
E
ISO 30300.
No contexto da gestão de documentos no setor público, qual é a principal finalidade de um plano de classificação documental?
A
Determinar os prazos de validade dos documentos.
B
Organizar os documentos por ordem cronológica de produção.
C
Garantir o descarte imediato de documentos desnecessários.
D
Classificar e agrupar documentos com base em suas funções e atividades.
O Assistente Administrativo deve ter conhecimento de que a CLASSIFICAÇÃO deve ser realizada de acordo com as seguintes operações:
A
Ordenação e numeração
B
Indexação e ordenação
C
Numeração e alfabetação
D
Estudo e codificação.
Os arquivos de instituições públicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judiciárias ou legislativas, são classificados em diferentes espécies.
Conforme o documento Profuncionário (Caderno 13), o arquivo corrente refere-se aos blocos de documentos atuais que são
A
armazenados indefinidamente por conterem informações de acesso restrito para ocasiões específicas.
B
consultados com muita frequência para realização de tarefas, esclarecimento de dúvidas e pesquisas.
C
preservados para fins de consulta estatística e projeção de ações de planejamento estratégico de longo prazo.
D
retirados da secretaria escolar para serem transferidos para depósitos temporários na própria unidade de ensino.
E
mantidos para consultas eventuais em atividades específicas, devido ao seu caráter histórico, cultural ou científico.
A implementação de um programa de gestão documental garante às organizações públicas e privadas o controle sobre as informações que produzem ou recebem. A classificação, uma das etapas da gestão de documentos, tem como um de seus objetivos:
A
permitir a organização lógica dos documentos por meio da atribuição de códigos alfabéticos.
B
assegurar a recuperação do contexto original de recebimento dos documentos.
C
fornecer subsídios para as atividades de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade.
D
dar visibilidade às funções, subfunções e atividades do órgão que emitiu o documento.
E
padronizar, por meio de parâmetros jurídicos, a denominação dos tipos e das séries documentais.
Documentos públicos com a mesma problemática jurídica têm a mesma estrutura.
Os documentos estatuto, atestado e despacho são classificados quanto à problemática jurídica, respectivamente, como:
A
dispositivo normativo, testemunhal comprobatório, informativo opinativo;
B
dispositivos de ajuste, testemunhal de assentamento, informativo enunciativo;
C
testemunhal de assentamento, dispositivo normativo, informativo enunciativo;
D
testemunhal comprovativo, informativo opinativo, dispositivo de correspondência;
E
informativo enunciativo, testemunhal de assentamento, dispositivo de correspondência.
Segundo a definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o documento sem qualquer restrição de acesso chama-se documento:
A
Oficial
B
Privado
C
Público
D
Ostensivo
E
Sigiloso
Os documentos podem ser classificados conforme suas características, forma e conteúdo. A classificação dos documentos em ostensivos ou sigilosos é feita de acordo com:
A
o gênero do documento.
B
o suporte fílmico ou estático.
C
a data de envio.
D
a natureza do assunto.
E
a região do destinatário.
A reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais denomina-se
A
gênero documental.
B
tipo documental.
C
genealogia.
D
fundo documental.
E
formato de arquivo.
Segundo Heloísa Liberalli Bellotto, a etapa de tratamento documental no ciclo de vida dos documentos arquivísticos abrange uma série de procedimentos técnicos que se relacionam diretamente com a racionalização da produção e do uso da informação.
(BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes. Tratamento documental. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004.)
De acordo com o contexto, sobre o que representa uma compreensão crítica e integrada sobre o papel do preparo, preenchimento e tratamento de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.
A
A classificação e a descrição documental são etapas independentes do tratamento documental e devem ser conduzidas apenas por historiadores especializados.
B
O preparo e o preenchimento adequados dos documentos contribuem para a padronização, autenticidade e eficiência na recuperação da informação ao longo de seu ciclo de vida.
C
A racionalização da produção documental exige que o tratamento dos documentos ocorra desde as fases iniciais, respeitando os critérios de autenticidade, integridade e acesso.
D
O tratamento documental é parte integrante da gestão documental e deve ser planejado desde a criação dos documentos, pois envolve ações que impactam diretamente na recuperação da informação, avaliação e destinação final.
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