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Com relação aos arquivos privados, é INCORRETO afirmar que:
os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social;
podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional;
os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior;
os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas;
o acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
A respeito do arquivo de documentos públicos, é INCORRETO afirmar que:
a cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora;
consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes, sendo inalienáveis e imprescritíveis;
consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados;
a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Portaria, portaria de nomeação, cópia, fita magnética e ficha são, respectivamente, exemplos de
espécie, tipo, forma, suporte e formato.
gênero, série, forma, suporte e espécie.
série, subsérie, gênero, forma e tipo.
fundo, grupo, série, gênero e forma.
grupo, subgrupo, técnica de registro, formato e suporte.
Os documentos apresentam elementos característicos comuns que são considerados para a sua organização, entre eles:
caráter corrente, temporário e permanente.
suporte, formato, espécie e contexto de produção.
primários, secundários, terciários e quaternários.
catálogos, guias, repertórios e índices.
impressos, eletrônicos, virtuais e objetos.
O aparte é uma declaração expedida por autoridade, informando algum fato de que se tem conhecimento sobre alguém, e de interesse de outrem. Um aparte médico, um aparte de escolaridade são exemplos mais comuns. O aparte deve ser emitido em papel impresso da repartição pública, ou do profissional, identificando, neste caso, o registro de exercício da profissão.
As minutas de documentos devem receber classificações individualizadas em função do prazo de guarda a elas atribuído.